Почему важна автоматизация проектного управления?

Риски проектной деятельности выше, чем у процессной. Поэтому для автоматизации управления проектами и тем более портфелями проектов необходимы специализированные IT-решения

Автоматизация проектного управления дает комплексный ответ на большинство проблем и рисков, с которыми сталкиваются руководители проектно-ориентированных организаций. Даже в рамках единичного проекта информационная система дает преимущества. При управлении портфелями и программами проектов специализированная ERP-система незаменима, потому что без нее невозможно добиться максимальной эффективности в управлении собственными ресурсами и в координации работы подрядчиков.

Фундаментальное, главное отличие проектов от процессов - наличие уникальности в целях и методах их достижения. В процессном управлении легче выявить повторяющиеся операции, стандартизировать их и автоматизировать контроль над соблюдением сроков, бюджетов, нормативов выработки. Проектное управление оперирует задачами, выполнение которых связано со значительно большей неопределенностью. Поэтому и риски проектной деятельности выше, чем у процессной.

В ходе реализации проекта руководство постоянно сталкивается с отклонениями от первоначальных планов. Это нормально, всего заранее предусмотреть невозможно - иначе стоимость планирования зашкалит, а потом все равно возможны сбои из-за различных неожиданностей. Любой крупный проект, можно сказать, состоит из ЧП - по сравнению с отлаженным процессом. Но запаздывания в обработке нештатных ситуаций недопустимы. Руководству нужны каналы для быстрого, практически моментального оповещения обо всех сбоях, чтобы успевать реагировать на них корркетирующими мерами.

При управлении проектами одно из самых "узких мест" - коммуникации
Для снижения проектных рисков и повышения эффективности управления проектами разработано множество стандартов - PMBOK, PRINCE-2, RUP и т.д. Все эти подходы так или иначе нацелены на снижение затрат, в том числе затрат времени персонала на подготовку отчетности и руководства на управление, а также оптимизации распределения ресурсов, контроля над финансовыми потоками, коммуникациями. Последний аспект кажется несущественным, но именно он обычно становится "узким местом" и определяет общую эффективность проекта.

Независимо от используемой технологии проектного менеджмента эффективность управления зависит в основном от коммуникаций. Без автоматизации или с частичной, так называемой "лоскутной" автоматизацией управления получить актуальную и достоверную информацию о текущем состоянии дел можно только напрямую - у людей, отвечающих за определенные участки работ. Это приводит к запазываниям. Руководители среднего звена часто находятся в дороге или на объектах, ведут переговоры, проектные совещания и недоступны для общения. Они также могут заболеть, уволиться, "химичить" с отчетностью, конфликтовать с коллегами, партнерами или клиентами и утаивать от них некоторые данные. Человеческий фактор, умноженный на сложность проекта, умноженный на количество проектов в портфеле так радикально повышает риски, что влияние коммуникаций на рентабельность деятельности компании становится очень ощутимым.

Автоматизация помогает получать ответы быстро, экономя время на каждом обращении к системе
Автоматизация проектного управления, решения для которой мы предлагаем, обеспечивает сбор и накопление всех полезных данных по проектам и процессам в базе данных информационной системы. Любой сотрудник с соответствующими правами доступа в любой момент времени может получить полную, исчерпывающую и актуальную информацию:
  • обо всех регулярных работах (в том числе по согласованности проектов по стратегии, русурсам, финансам);
  • планированию и учету финансов (проектному бюджетированию, казначейству);
  • распределению ТМЦ (товарно-материальных ценностей);
  • назначению и отработке рабочих часов по проектным задачам;
  • работе с ОРД и проектной/технической документацией
Комплексная автоматизация проектного управления помогает стандартизировать и регламентировать многие процессы, которые прежде были хаотичными, неуправляемыми - и встроить их в единую систему мониторинга и контроля. При этом все рутинные, примитивные операции вроде ввода, проверки и актуализации данных выполняются строго однократно. Это снижает число ошибок, ускоряет обновление отчетов, а значит повышает качество и скорость управленческих решений.

Большую часть скучной и трудоемкой работы вполне можно доверить специализированной информационной системе
Более того, благодаря "разгрузке" сотрудников и руководство от рутины появляется возможность уделять больше времени и сил анализу, творчеству, в том числе коллективному творчеству (при помощи встроенных средств для коммуникации). Это раскрывает потенциал людей, повышает мотивацию и в буквальном смысле слова расширяет горизонты - компания может изыскать ресурсы для выхода на новые рынки, запуск производства новых продуктов, наработки новых партнерских связей.



Действуйте в потоке!

© 2005-2016, ITLand               Условия цитирования