+7 (495) 644-91-36
+7 (812) 448-12-55

info@ITLand.ru
Управление проектами на 1С

Автоматизация управления

Главный вопрос директора: Где деньги?

Руководство любой коммерческой организации следит за ликвидностью и рентабельностью бизнеса
Главный вопрос


Детализация вопроса о финансах приводит к вопросам об информированности по основной проектной деятельности
Правильный ответ на "главный вопрос директора" зависит от нескольких дополнительных вопросов:
  • Известна ли фактическая, плановая и прогнозируемая рентабельность
    • по компании,
    • проектам,
    • подразделениям?
  • Насколько оперативно Вы получаете эту информацию?
  • Сколько времени руководители подразделений тратят на подготовку и выверку такой отчетности?
Если Вы знаете все ответы, то под Вашим контролем находятся все ключевые аспекты деятельности компании и Вы действительно управляете ее рентабельностью:


  Зоны внимания директора.png

Информированность - необходимое условие для эффективного управления
В таком случае, Вы лучше кого-либо знаете о том, как много сил и времени отнимает управление при неполных или запаздывающих данных. Внедрение ERP-системы «1С:Управление проектной организацией» освободит Вас от большей части рутинной нагрузки. Комплексная автоматизация управления с учетом отраслевой специфики охватывает все основные бизнес-процессы проектно-ориентированной организации:
  • ERP - управление ресурсами предприятия;
  • PMO - проектное управление;
  • CRM/SRM - управление взаимоотношениями с заказчиками и подрядчиками;
  • Интеграция с системами электронного документооборота;
  • Интеграция с другими учетными и информационными системами.
Объединение всех полезных данных в едином хранилище с распределенным доступом обеспечивает оперативные, достоверные отчеты по всем существенным аспектам деятельности. С их помощью можно быть уверенным в адекватном понимании ситуации, сосредоточить усилия на принятии стратегических решений и добиваться максимальной рентабельности на каждом участке работ, в каждом проекте.

Для решения всех перечисленных задач служит флагманский продукт ITLand - ERP-система "1С:Управление проектной организацией".

Проектно-ориентированные организации

Проектных организаций гораздо больше, чем принято считать

Зачастую на постсоветском пространстве слово «проект» ассоциируется с термином «проектирование» в контексте разработки проектной документации, конструирования и инженерии. Такая трактовка сильно искажает понимание того, что из себя представляет управление проектами и как следствие – ведет к некорректному применению соответствующих инструментов.


Проектирование чертежей и проектная деятельность - разные понятия
Настоящее определение проектно-ориентированной организации не имеет отношения к чертежам или их подготовке. В проектном управлении под проектом понимается любая целенаправленная деятельность, которую отличают от процесса следующие признаки:

  • Уникальность, нацеленность на создание новых продуктов, услуг или других результатов;
  • Конечность, то есть проект может быть завершен (тогда как процессы цикличны);
  • Изменчивость в ходе реализации. Процессы четко детерменированы, а проекты по определению подразумевают выработку новых решений и процедур;
  • Планирование ресурсов регулярно пересматривается и корректируется, потому что в свете новых данных и текущих результатов могут поменяться приоритеты в реализации;
  • Состав участников определяется для каждого проекта отдельно на время его выполнения. Более того, по мере выполнения проекта состав команды может меняться.
Согласно такой трактовке, проектной организацией является любая, которая использует в своей работе структурирование целей, задач, ресурсов, контактов и другой информации по проектам. К проектно-ориентированным организациям относятся представители многих отраслей:
Проектное управление отличается от процессного
Всех их объединяет общий подход к управлению - проектный. То есть формирование программ и портфелей проектов, оперативное перераспределение ресурсов между ними для оптимизации загрузки, оценка результатов по ключевым показателям деятельности не только в целом по организации, но и по портфелям, проектам, этапам проектов, накопление полезного опыта в виде нормирования и шаблонов проектов.

Проектное управление дает много преимуществ. Но чтобы использовать их, необходима комплексная автоматизация.

Офисы управления проектами (ОУП)

Офисы управления проектами заинтересованы в рентабельности даже при выполнении внутренних проектов

Офисы управления проектами (ОУП) действуют по принципам самостоятельной бизнес-единицы. Они должны быть эффективны и рентабельны - в том числе "на внутреннем рынке", то есть в рамках той организации, где созданы и функционируют. Поскольку ОУП часто занимаются внутренними проектами, прояснение целей и критериев оценки успешности являются отдельной важной задачей. При этом основные задачи (распределение ресурсов, контроль сроков, отчетность) также, разумеется, актуальны. Для комплексной оптимизации управления в ОУП применяется специальная методология.

В задачи ОУП входит формализация собственной деятельности
Основные задачи постановки регулярного менеджмента в офисах управления проектами (ОУП) и достигаемые результаты:
  • Постановка целей ОУП и задач бизнес-процессов, что обеспечивает измеримость работы и критерии для оценки ее успешности.
  • Оптимизация бизнес-процессов ОУП, которая заключается в уменьшении или полном предотвращении срывов сроков и превышений бюджетов по проектам. На уровне управления портфелем оптимизация снижает риски и повышает общую рентабельность деятельности.
  • Регламентация бизнес-процессов, из чего следует комплект регламентных документов:
    • Должностные инструкции сотрудников ОУП,
    • Положение об управлении проектной деятельностью,
    • Положение офиса УП
  • Стандартизация используемых шаблонов проектов, процессов и проектной документации. Таким образом нарабатывается технология управления знаниями по проектной тематике и все последующие проекты будут выполнены с учетом накопленного опыта - быстрее, качественнее, эффективнее и рентабельнее.
Сложное проектное управление, необходимое ОУП, работает эффективно только в автоматизированном режиме
На практике формализация и выполнение перечисленных задач означает регулярную обработку больших массивов данных, многие значения в которых динамически меняются. Причем для того, узнать об этих изменениях, и сначала актуализировать данные, а затем пересчитать отчетность, обычно необходимо найти конкретных людей, переговорить с ними, получить и проверить первичные документы. Это очень трудоемкие и длительные операции, которые занимают непредсказуемо много времени и заметно отвлекают руководство и сотрудников ОУП от выполнения основной работы - реализации тех проектов, для которых ОУП и был создан.

Поэтому для повышения эффективности управления в ОУП используется комплексная автоматизация.

Экономика и финансы

Управление экономикой - это управление рентабельностью

Рентабельность - ключевое понятие для деятельности любого вида, даже некоммерческой. Без положительного баланса организация просто не сможет продолжать свою работу, в чем бы она не заключалась. Поэтому управление экономикой предприятия критично важно. Методология и системы автоматизации проектного управления ориентированы на информированнность руководства компании о денежных потоках компании и повышение эффективности управления экономикой.

Одно из очевидных преимуществ, которые обеспечивает комплексный подход к автоматизации проектного управления - ясное, удобное разнесение всех доходов и расходов по проектам. Проектное бюджетирование облегчает понимание рентабельности на уровне каждого отдельно взятого проекта, а также позволяет управлять рентабельностью портфелей проектов. При этом отчетность может быть получена почти моментально, а не только в конце месяца, квартала или после завершения других отчетных периодов.

Как правило, в рамках управления экономикой бизнеса к автоматизируемым бизнес-процессам верхнего уровня относят:
  • управление бюджетами по компании в целом, в разрезе проектов и этапов проектов;
  • расчет заработной платы и ее распределение по проектам;
  • позаказный бухгалтерский учет;
  • формирование платежного календаря;
  • формирование БДР (бюджета денежных расходов) по проекту;
  • распределение накладных расходов.
В зависимости от сферы деятельности компании, географии ее присутствия, наличия зарубежных партнерских связей и других факторов к этому могут быть добавлены другие виды и форматы отчетности, например по МСФО (IFRS).

Комплексная автоматизация создает системный инструмент для управления экономикой бизнеса
Главный эффект, который получает компания с автоматизированным проектным управлением, заключается в комплексных, единых показателях по экономике, на основании которых в любой момент времени можно уверенно судить о текущем положении дел, расхождениях факта с планом, прогнозировать варианты развития событий.

Кроме того, единое информационное пространство упрощает и ускоряет многие внутренние трансакции внутри компании. В первую очередь это касается коммуникаций. Сотрудники могут получить все нужные данные непосредственно в системе, без общения друг с другом (а также без поиска людей, ответственных за тот или иной проект, задачу, документ).

В равной степени это упрощение касается и финансовой документации. Все первичные документы вводятся в систему один раз, после чего любой сотрудник с достаточными правами доступа получает актуальную отчетность. Зачастую после внедрения ERP-системы удается добиться выигрыша по времени в 2 раза и даже больше - за счет того, что ввод данных формализован, выполняется единожды, нет нужды делать сверки информации из разных источников.

Дополнительный эффект дает автоматическое разнесение затрат по проектам. Это сокращает внутренние издержки, а также позволяет привязывать выработку сотрудников и результаты работы подразделений к ключевым показателям, что повышает мотивацию. Принцип работы на хозрасчете, реализованный в информационной системе, также повышает эффективность управления.

Ознакомьтесь с полным функционалом наших решений для автоматизации управления экономикой проектно-ориентированных организаций:

Вопросы и ответы


help.png

Не нашли ответов на свои вопросы? Свяжитесь с нами, и менеджер ITLand предоставит дополнительную информацию.

Если Вы сразу можете четко сформулировать свой вопрос или предложение - воспользуйтесь анкетой обратной связи, это ускорит ответ.

Быть в курсе новостей о новых продуктах, услугах и мероприятиях ITLand очень просто. Для этого достаточно оформить подписку на наши новости.

Не забывайте также, что все основные решения ITLand можно попробовать в действии до приобретения и внедрения. Закажите тест-драйв, чтобы лично ознакомиться с возможностями системы и принять взвешенное решение. Менеджер ITLand свяжется с Вами, договорится об удобном формате и времени дальнейшего общения.