В 2021 году выручка компании составила $11,6 млрд, EBITDA достигла $6 млрд. В 2021 году было произведено 11,6 млн тонн стали.
Предпосылками к внедрению единой системы управления проектами в ПАО «Северсталь» можно считать потребности:
1. Компания выполняет множество инвестиционно-строительных проектов при этом к проектированию могут быть привлечены как собственные подразделения, так и подрядчики, выполняющие комплекс работ по реализации проекта. У каждого проекта имеется свой Заказчик, а для реализации проектов формируется РГП, осуществляющая его реализацию. Что приводит к необходимости централизации учета проектно-сметной документации в компании и построения единой базы для сквозной аналитики по всем проектам.
2. В компании к реализации инвестиционно-строительных проектов привлекается свыше 300 строительных генподрядчиков, с каждым из которых ведется постоянный документооборот, составляющий свыше 3000 актов в год. При этом каждый из них проходит маршрут согласования с подписанием бумажных экземпляров документов. Ошибки или переносы сроков приемки приводят к потребности полностью повторять процесс согласования с подписанием бумажных оригиналов. Таким образом, появилась потребность автоматизировать процесс взаимодействия с подрядчиками – выдачу ПСД, спецификаций, актирование расчетов и смет, формирование и согласование справок КС-3 с целью ухода от бумажного документооборота. При этом, на момент начала работ, сметы в компании считались как по государственной методике, так и в твердых ценах.
3. Применяющиеся в компании на начало работ подходы к планированию и реализации проектов не позволяли работать в едином информационном поле или были ограничены с точки зрения функциональности рабочих мест. Возникала потребность в унификации подходов к построению календарно-сетевых графиков, управлении графиком всего жизненного цикла проекта – от стадии предварительной оценки, через стадии проектирования, выпуска ПСД, реализации, пусконаладочных работ.
4. Успешно применяемые решения на базе «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2» на стадии проектирования у собственных подразделений и управляемых обществ должны быть интегрированы во вновь создаваемую Систему.
5. Важным внешним фактором является переход сотрудников на удаленную схему работы и требования к доступу внешних пользователей. Существующие механизмы информационной безопасности выдвигают требования к рабочим местам удаленных пользователей – это должен быть Web-доступ с аутентификацией на серверах компании по утвержденным протоколам. Такое требование позволяет без потери в качестве информационной безопасности перейти на новые схемы работы.
6. При внедрении требовалось учитывать коммерческие показатели эффективности, которые должна повысить информационная система. Для внедряемой системы требовалось рассчитать срок окупаемости (РВ).
Цели и задачи проекта по автоматизации
В рамках проекта требовалось создать единую ИСУП, обеспечивающую:
1. Управление инвестиционными проектами капитального строительства ПАО «Северсталь», включающими проектирование, управление реализацией проектов, строительство.
2. Создание единого механизма управления стоимостью и сроками строительства, включающего в себя:
2.1. Инструменты формирования стоимости строительства (пусковые комплексы, сметы).
2.2. Единый инструмент контроля сроков всех этапов проекта и отслеживания хронологии событий (единый график проекта).
3. Связь, оперативный обмен и хранение упорядоченных данных проектов капитального строительства.
4. Оперативную коммуникацию между участниками проекта.
5. Автоматизацию процесса согласования документов.
6. Минимизацию человеческого фактора. Для этого требовалось:
6.1. Автоматизировать типовые расчеты.
6.2. Шаблонизировать типовые документы.
6.3. Обеспечить фиксацию данных в единой системе, без необходимости дублирования.
Выбор платформы и программных продуктов
В ходе выбора платформы для реализации и внедрения было рассмотрено несколько вендоров. Поскольку система должна была включать в себя и функции сметного функционала, актирования выполненных работ, функции календарно-сетевых графиков и функции классических ERP-систем, а также иметь возможность сопровождения и интеграции с смежными системами силами собственных ИТ-подразделений - то многие из решений отсеялись еще на предварительной стадии.
После предварительного отбора выбор проводился между двумя платформами:
1. Платформа «1С:Предприятие» и программные продукты «1С:PM Управление проектами ПРОФ», «1С:Смета 3» и «1С:ERP».
2. Платформа SAP ERP/SAP 4 HANA и ПО «Гранд Смета».
В итоге был выбран первый вариант, основные причины:
1. Предложенное решение на платформе «1С:Предприятие» представляет собой систему управления проектами капитального строительства с СМР и прикладную сметную программу. Этот вариант не только покрывает требуемую функциональность, но и предоставляет широкие возможности по масштабированию и развитию функционала.
2. Успешный корпоративный опыт использования решений для управления проектами на базе «1С». В частности, с 2020 года более 400 сотрудников компании «Северсталь-Проект» работают с «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». В системе ведется управление проектами (сроками, трудозатратами и финансами), бюджетирование и управленческий учет.
3. В ПАО «Северсталь» уже использовалось решение «1С:ERP». Благодаря богатым интеграционным возможностям платформы «1С:Предприятие», в ходе проекта была реализована бесшовная интеграция решений «1С:ERP» и «1С:PM Управление проектами».
4. Система имеет в распоряжении все требуемые сметно-нормативные базы ФЕР ГЭСН, ТЕР, отраслевые базы (Союз инженеров сметчиков), каталоги текущих цен на ресурсы и каталоги индексов пересчета, кроме того, доступ к ним можно реализовать конкурентным способом в сетевой базе данных.
5. Система реализована на единой открытой платформе в единой базе данных, ее можно поддерживать силами собственных ИТ-подразделений.
6. Платформа имеет богатые интеграционные возможности – автоматический обмен файлами, Web интерфейсы и сервисы, нативный API.
7. Платформа имеет механизмы доступа через https-протокол, с подключением внешних средств двухфакторной аутентификации. В том числе, пользовательский интерфейс системы полностью удовлетворяет современным требованиям к системам подобного класса.
8. Система имеет преднастроенные профили доступа и функциональность по адаптации таких профилей под ролевую матрицу, требуемую для эксплуатации системы в Компании. В том числе, возможно организовать доступ на уровне записей, то есть только к определенным проектам или шифрам рабочей документации.
9. Программные продукты линейки «1С:PM Управление проектами» и «1С:Смета» разработаны российскими компаниями «1С», ITLand и ГК «Эрикос-ЦСП» и внесены в единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных Минкомсвязи.
10. Разработчики ITLand и «Эрикос-ЦСП» обладают компетенциями как в реализации и управлении проектами, сметном ценообразовании и нормировании, учете выполненных работ, так и в технической архитектуре и прикладном программном коде. Разработчики готовы полностью погрузить в проект свою команду методологов, аналитиков и разработчиков, что приводит к эффективной реализации задач разработки, внедрения, запуска и сопровождения системы.
11. Сотрудники ПАО «Северсталь» и управляемых обществ используют множество программных комплексов в своей ежедневной работе, среди которых есть и продукты «1С», в которых они также обладают большим опытом. Корпоративная экспертиза «1С» в группе компании представлена силами АО «Северсталь-Инфоком», в системах группы компаний используется более 500 различных продуктов, на платформе «1С:Предприятие», работает более 50 специалистов, а количество пользователей программных продуктов «1С» превышает 6 000 человек.
Особенности проекта
Проект оказался сложным и интересным. От ПАО «Северсталь» в проектную команду во второй половине 2021 года уже входило около 30 ключевых экспертов, которые постоянно и интенсивно участвовали в разработке и запуске ИСУП. И это не считая саму проектную команду, которая включала руководителей проекта (от каждого Исполнителя и Заказчика), технического архитектора, более двух десятков аналитиков и разработчиков.
Проектирование системы выполнялось в условиях меняющихся процессов, были описаны процессы «как есть» и «как будут», сформированы начальные функционально-технические требования. Но детального проектирования провести было невозможно ввиду ограниченных сроков, меняющихся требований бизнеса и меняющейся организационной структуры Заказчика.
Таким образом было принято решение о включении списка ФТТ как начального бэклога проекта и дальнейшее спринтовое движение по методике Agile. При этом качество реализации в условиях отсутствия детального проектирования обеспечивали стабилизационные мероприятия перед запуском каждого релиза в опытно-промышленную эксплуатацию.
Методика Agile предусматривает постоянную связь Заказчика и Исполнителя для постановки, корректировки, приёмки задач. При этом приёмка Заказчиком ведется в три этапа:
· Просмотр готовых функций в спринте с параллельной записью видео (как инструкций для последующей приёмки);
· Самостоятельное тестирование отдельных функций по итогам спринта на основе видео-инструкций;
· Интеграционное тестирование при вводе релиза в эксплуатацию.
«Управление большой командой при интенсивной работе в изменяющихся условиях представляло собой серьезный вызов. Вся проектная команда успешно прошла путь с момента появления первого требования в бэклоге до запуска каждого релиза в промышленную эксплуатацию оперативно и качественно решая возникающие вопросы. Хотелось бы выразить благодарность всем специалистам исполнителей за качественную и добросовестную работу, быстрое реагирование на все поступающие запросы, внимательное и бережное отношение к каждой детали требований бизнес-подразделений Заказчика. Особенно помогло реализации проекта знание специалистами исполнителя предметной области, методик и практических кейсов», - комментирует Алина Волкова, Руководитель проекта со стороны ПАО «Северсталь».
Ход реализации проекта
До начала проекта для управления проектами и обеспечения процессов капитального строительства применялось различное программное обеспечение:
1. Для формирования календарно-сетевых графиков в проектной организации ООО «Северсталь-Проект» применялось решение «1С:ERP+PM Управление проектной организацией 2». В ходе проекта данное решение вошло в состав ИСУП.
2. В части разработки сметной документации активно применялось ПО «Гранд Смета» и ПО «Багира». Система ИСУП заменила это ПО полностью, за счет подсистемы «1С:Смета 3».
3. Для учета выполненных работ и планирования бюджетов проектов в основном применялся EXCEL. Эта функциональность частично была закрыта возможностями «1С:PM Управление проектами ПРОФ» и «1С:Смета 3», некоторая часть была разработана как самостоятельная подсистема «с нуля».
Для обеспечения процессов в ИСУП применяются загруженные справочники из смежных систем SAP.
Проект по внедрению ИСУП реализовывался силами компаний ITLand, ГК «Эрикос-ЦСП» и АО «Северсталь-Инфоком».
Перед проектом были поставлены грандиозные задачи – менее чем за один год перевести подготовку и реализацию инвестиционно-строительных проектов компании в цифровую среду с обеспечением единой базы данных. Задачи касаются не только самой документации, которая сопровождает проект на любой стадии (пусковой комплекс, график, сметы и расчеты, акты КС-2, справки КС-3, договоры и отчеты), но и процессов обеспечения выпуска и согласования такой документации.
Для внедрения системы и кастомизации тех процессов, которые не покрывались типовыми функциями выбранной системы, на проекте было решено применять Agile-подход. Был подготовлен график выпуска релизов, каждый релиз разбит на спринты, итерации, в ходе которых появлялись новые функции, осуществлялась методическая проработка для уточнения задач, осуществлялись работы по запуску (написание технической документации, обучение, ОПЭ и т.д.). Такой подход оказался очень удачным в условиях изменяющихся процессов компании. Требования адаптировались при начале последующего спринта, не дожидаясь окончания выпуска всего релиза системы.
В ходе проекта были реализованы задачи:
1. Определение MVP, начального бэклога проекта, детализация план-графика и разбивка требований на релизы.
2. Разработка функциональных и нефункциональных требований в ходе спринтов (от 2-х недель до месяца на каждый спринт).
3. Разработка ролевой матрицы и ее имплементация в Системе.
4. Адаптация и внедрение сметно-нормативных баз в Систему.
5. Обучение ключевых и конечных пользователей при запуске Системы.
6. Миграция данных из используемых информационных систем в ИСУП.
7. Подготовка инструкций по автоматизируемым процессам и интерфейсам рабочих мест с их постоянной адаптацией.
8. Настройка рабочих мест пользователей, настройка интерфейсов и профилей.
9. Осуществление поддержки пользователей при опытно-промышленной эксплуатации.
Гибкий подход Agile позволил не только внедрить требуемую функциональность своевременно, но и быстрее доставлять разработанные функции последующих релизов до эксплуатируемой системы.
В ходе проекта автоматизировано 1136 рабочих мест.
Работы, выполненные компанией ITLand:
1. В части блоков «Управление пусковыми комплексами», «Графики проектов и спецификации», «Управление РД»:
1.1. Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации).
1.2. Создание интерфейсов и наборов прав пользователей.
1.3. Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация).
1.4. Интеграция с «1С:ERP».
1.5. Первый этап интеграции (через Excel) со сторонними системами автоматизации (SAP).
1.6. Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета.
1.7. Перенос данных из предыдущих систем автоматизации.
1.8. Обучение персонала работе с программой/системой.
2. Оптимизация производительности системы:
2.1. Повышение стабильности работы и устойчивости системы.
2.2. Аудит и оптимизация настроек системы.
3. Консультирование технической поддержки Заказчика.
Работы, выполненные группой компаний «Эрикос-ЦСП»:
1. В части блока «Управление сметной стоимостью и актами выполненных работ КС-2,3»:
1.1. Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации).
1.2. Создание интерфейсов и наборов прав пользователей.
1.3. Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация).
1.4. Интеграция сметного модуля в общую информационную систему (конфигурацию) для ИСУП.
1.5. Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета.
1.6. Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков.
1.7. Перенос данных из предыдущих систем автоматизации, таких как ПО Гранд смета в части сметной документации, необходимой для расчета корпоративных единичных расценок.
1.8. Обучение персонала работе с программой/системой.
2. Оптимизация производительности системы:
2.1. Повышение стабильности работы и устойчивости системы.
2.2. Аудит и оптимизация настроек системы.
2.3. Анализ событий журнала и оптимизация прикладного кода.
3. Консультирование технической поддержки Заказчика.
Результаты проекта
В результате проекта реализована единая информационная система управления проектами на базе решений «1С:PM Управление проектами ПРОФ» и «1С:Смета». В системе ведутся проекты проектирования, реализации инвестиционных мероприятий, а также консалтинговые, ремонтные и внутренние проекты подразделений.
С мая 2022 г. ИСУП находится в промышленной эксплуатации. Развитие системы продолжается.
Все основные цели первого этапа внедрения системы, стоящие перед рабочей группой по внедрению, были выполнены. Система была реализована и введена в эксплуатацию в сжатые сроки (за один год). В ИСУП работает порядка 1 тыс. пользователей из 10 собственных подразделений и управляемых обществ. В дальнейшем планируется подключение внешних подрядчиков.
Пользователи системы:
1. ПАО «Северсталь»
2. ООО «Северсталь-проект»
3. АО «КО ВНИИМЕТМАШ»
4. ООО «СПб-Гипрошахт»
5. АО «Карельский Окатыш»
6. ООО "Корпанга" (ЯГОК)
7. АО «Олкон»
8. ООО «Северсталь-ЦЕС»
9. АО «Северсталь-Инфоком»
Экономический и организационный эффект от запуска ИСУП можно разделить по подразделениям компании:
1. ПАО «Северсталь»:
• Ход реализации проекта отслеживается в онлайн-режиме;
• Полностью прозрачный ход выполнения согласования справок КС-3 в системе с отражением бюджетных аналитик;
• Полностью исчезла зависимость от исполнителей при расчете и проверке сметной документации;
• Отсутствует потеря данных в документации, что делает возможным построение любой аналитической отчетности в дальнейшем;
• Полностью прозрачный ход выполнения согласования актов выполненных работ в системе, сохранение всех комментариев к закрываемым объемам.
2. АО «КО ВНИИМЕТМАШ»– сметные и проектные подразделения:
• Полностью исчезла зависимость от исполнителей при расчете и проверке сметной документации;
• Полностью отсутствует потеря данных в документации, что делает возможным построение любой аналитической отчетности в дальнейшем.
3. ООО «Спб-Гипрошахт»:
• Автоматизирован расчет пусковых комплексов.
Планы по дальнейшему развитию системы:
1. Доработка:
• Развитие функциональности смет на пусконаладочные работы;
• Развитие функций по работе с графиками;
• Реализация возможности подписания документов ЭЦП непосредственно в Системе;
• Интеграция со смежными системами.
2. Масштабирование системы на другие дочерние общества, подразделения и на подрядчиков.
3. Разработка методологии и автоматизация нормирования строительных проектов.
4. Совершенствование текущих уже реализованных процессов в системе для повышения эффективности реализации инвестиционно-строительных проектов Компании.