С 1 января 2017 года государственные экспертизы принимают документацию по проектной документации и результатам инженерных изысканий только в электронном виде. Из этого новшества есть несколько исключений, но в целом уже сложившаяся на рынке практика электронного документооборота становится универсальной.
Обратная сторона медали в том, что практика сдачи-приемки проектной документации в электронном виде еще не отлажена. Часто возникают разночтения, вопросы и сложности.
В опубликованном интервью директор компании ITLand Сергей Лебедев рассказывает о модуле «Эксперт ПД», который помогает решать эту задачу, автоматизируя подготовку электронных документов на основе различных исходных проектных файлов и бумаг.
– В чем конкретно заключается перевод проектной документации в электронный вид?
– Как правило, речь идет о сведении всех видов документов в формат PDF. Либо, реже, в форматы DOC, XLS – то есть файлы, для просмотра которых не требуется специфическое программное обеспечение.
Например, большая часть чертежей разрабатывается в AutoCAD – достаточно дорогом и сложном программном комплексе. Зачастую ни у заказчиков, ни у госорганов нет желания просматривать чертежи в DWG, исходном формате AutoCAD. И это не единственный вид оцифровки графических файлов, есть много других. Иногда не все просто и с текстами, особенно если в них содержатся формулы, таблицы.
Поэтому первое требование – собрать финальную версию документации в как можно более универсальном формате.
Помимо технических аспектов, такой подход также систематизирует и унифицирует формат, задает единую структуру, по которой удобно готовить и читать проектную документацию. Точнее одного на все случаи, формата как раз нет – и это создает сложности.
– Какой формат PDF подходит для сдачи документации?
– Есть ряд формальных требований к тому, как должен быть подготовлен PDF-файл, чтобы он был читабелен:
- распознаваемый текст (не картинка) с возможностью копирования и поиска по ключевым словам;
- шрифты, необходимые для правильного отображения;
- гиперссылки для упрощения просмотра;
- навигация (прежде всего оглавление, иногда также закладки и другие элементы).
Соблюсти формальные требования к формату PDF-файлов относительно просто. Это техническая задача, которая легко решается с помощью навыков и/или усердия.
Сложность в том, что разные экспертизы предъявляют различные требования к подготовке электронной проектной документации. Это сильно ограничивает проектировщиков, потому что становится гораздо сложнее быстро масштабировать свой опыт и компетенции на проекты в других регионах.
Кроме того, даже досконально зная местные нюансы, сложно подготовить документы безупречно. Скорее всего, будут замечания, на их устранение дается 10 дней. Это не так много, как может показаться, поскольку к пересдаче документации требования тоже отличаются от города к городу, от экспертизы к экспертизе.
– Для каждой экспертизы нужно готовить отдельные комплекты документации?
– К сожалению, именно так. Среди важных отличий в требованиях к электронной проектной документации у разных экспертиз:
- структура PDF-файла, в том числе закладки;
- состав файлов-образов документов;
- количество файлов;
- максимальный размер файлов;
- названия файлов.
При этом действуют разные требования к подписанию документации, внесению изменений, повторной сдаче после этих изменений. С учетом всех этих параметров получается, что нельзя взять PDF, подготовленный для одной экспертизы, и отправить в другую. Его просто не примут, независимо от содержания.
– Какие решения у этой проблемы?
– Наш ответ – специальный модуль «Эксперт ПД», который автоматизирует подготовку проектной документации в электронном виде. У компании ITLand многолетний опыт сотрудничества с проектными и изыскательскими организациями, конструкторскими бюро, другими участниками рынка, которым нужно проходить госэкспертизу.
Мы автоматизировали проектное управление в десятках компаний, от среднего бизнеса до госкорпораций, и хорошо знаем, как выполняется сдача проектной документации.
Работа с требованиями госорганов тоже ведется. Мы изучили официальные спецификации и разработали параметрическую систему, которая с помощью настроек позволяет одинаково легко готовить PDF для разных экспертиз.
– Значит ли это, что с помощью модуля «Эксперт ПД» можно подготовить документы для экспертизы «в один клик»?
– Скорее в несколько кликов. Не будем забывать, что даже получение визы на рассмотрение заявки сложная, часто многоэтапная процедура, а сам факт прохождения экспертизы зависит от основного содержания проектной документации, то есть качества инженерной разработки.
В общем виде этапы подготовки документов следующие:
- Регистрация на портале экспертизы, ввод данных о компании и проекте.
- Ввод информации о проекте в модуле «Эксперт ПД».
- Создание структуры документации из подходящего шаблона (под конкретную экспертизу).
- Сбор всех итоговых версий файлов, необходимых для создания документации.
- Создание образов документов в нередактируемом PDF-файле.
- Создание ИУЛ (информационно-удостоверяющих листов) с подписями по документам.
- Подписание образов документов усиленной квалифицированной подписью.
- Выгрузка финального пакета документов на диск.
- Передача финального пакета документов в госэкспертизу.
Далее могут последовать замечания от экспертов, в соответствии с которыми документацию нужно доработать и сдать повторно.
В некоторых экспертизах достаточно переподписать и отправить только те файлы, которые подверглись редактированию, в других – соответствующий раздел или весь том документации.
– Речь идет об электронных подписях?
– Там, где это возможно – да. Причем используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Такие цифровые подписи генерируются специальным программным обеспечением, их подлинность подтверждена сертификатом удостоверяющего центра. В конечном счете подлинность электронной подписи контролируется ФСБ, поскольку вся цепочка подготовки лицензируется и проверяется на безопасность.
Модуль ITLand «Эксперт ПД» позволяет использовать такие подписи для заверения электронной документации. Это работает как интеграционное решение – подписи генерирует лицензированная программа, а применение обеспечивает наш модуль.
Здесь есть нюанс. Нормальная административная структура проектной организации предполагает распределение ответственности между сотрудниками, поэтому на бумажных документах, стоит не одна подпись. Но поскольку получение УКЭП является отдельной и платной процедурой, то зачастую на предприятии ей обладает всего один сотрудник. Получается, что вся ответственность за подписанные УКЭП документы взваливается на плечи ГИПа или директора, указанного в качестве ее «владельца». Это неправильно.
Кроме того, иногда необходимо получить подписи подрядчиков, привлеченных к разработке проектной документации, так как их чертежи, расчеты и приложения тоже входят в общий пакет документации.
Поэтому наряду с электронными подписями используются и обычные. Чтобы включить их в PDF, бумажные листы с рукописными подписями нужно отсканировать, добавить в виде файла и уже его заверить УКЭП. Мы облегчаем задачу подготовкой готовых ИУЛ (информационно-удостоверяющих листов) и удобным подписанием электронных документов прямо из модуля.
Например, Иванов подготовил Чертеж №1, Петров – Чертеж №2. В итоговый PDF раздела входит «Пояснительная записка» и оба чертежа. Эти документы согласовывает ответственный за раздел – Сидоров. И затем все вместе подписывает ГИП – Васечкин. Это очень простой частный случай, но здесь уже нужно учесть четыре разные подписи, а также время и даты их проставления. Причем некоторые подписи могут быть обычными (чернилами), а другие электронными.
Документ ИУЛ позволяет легко объединить разные виды подписей и включить финальный электронный документ в пакет для сдачи в экспертизу.
– Чем еще полезен модуль «Эксперт ПД»?
– Даже экспертизы, принимающие на рассмотрение один сводный файл по каждому разделу, не упрощают требования к структуре и содержанию документации. Тем более это касается более детализированных подходов – вплоть до раздельного представления всех чертежей и приложений внутри раздела, каждый из которых нужно подписать электронной подписью. В любом случае речь идет о сложном комплексе серьезной взаимосвязанной документации.
Поэтому при разработке модуля «Эксперт ПД» мы учитывали смежные функции, которые экономят время, автоматизируют рутинные операции, сокращают количество ошибок и облегчают жизнь проектировщика.
Например, автоматизирована генерация PDF из файлов AutoCAD в формате DWG, сквозная нумерация листов электронных документов внутри раздела, создание «Содержания», добавление в PDF закладок, генерация ИУЛ.
Очень полезны шаблоны, с помощью которых можно практически моментально получить развернутую структуру для подготовки PDF в конкретную экспертизу.
Кроме того, в модуле доступна работа с исходными файлами практически в любых форматах (DWG, DOC, XLS, JPG, PDF и т.д.), версионирование, автоматическое управление их названиями, связь исходных файлов с их образами.
Если один итоговый файл по каждому разделу подписать электронной подписью несложно, то при сдаче документации в экспертизы, которые требуют подписать отдельно каждый чертеж, возникают проблемы. Это связано с тем, что даже в небольших проектах 20-30 разделов документации, в каждом из них по 10-50 документов. Подписание превращается в отдельную трудоемкую задачу, вручную отслеживать изменения исходных файлов после генерации PDF или его сдачи на экспертизу тоже трудно.
В этом и заключается задача автоматизации: разгрузить людей от выполнения рутинных, утомительных операций. Модуль «Эксперт ПД» берет на себя всю черновую работу при подготовке проектной документации к экспертизе.
– Модуль «Эксперт ПД» полностью завершен, это готовое решение?
– Не бывает полностью завершенных программных продуктов. Регулярно выходят новые версии операционных систем, приложений, офисных, учетных программ, модули не исключение. Разумеется, мы продолжаем работу, выясняем новые требования экспертиз, проверяем, что модуль справляется с ними.
Существуют спорные вопросы, по которым мы пока не пришли к окончательным выводам. Например, такая простая с точки зрения реализации функция как оповещение об изменениях. С одной стороны, логично сообщать ответственным лицам о том, что файлы проекта были отредактированы. Но в больших разработках это означает буквально лавину таких сообщений, и есть сомнения в том, что занятые ГИПы действительно будут их читать. Мы думаем как сделать лучше, пробуем разные варианты. И обязательно обсуждаем их с представителями проектного бизнеса.
– Какие еще нерешенные задачи есть по этой теме?
– Сейчас со стороны государственных порталов действуют строгие ограничения – сдача документации электронная, но загрузить весь комплект документации на портал в автоматическом режиме нельзя только вручную из браузера или через загрузчик группы файлов. Мы ведем переговоры по этой теме с государственными инстанциями, запрашиваем у экспертиз API, предлагаем свои варианты. Возможно, в течение года получится изменить ситуацию.
Из других вопросов отмечу изменение логики взаимодействия в целом. Процесс прохождения экспертизы становится удаленным и более обезличенным, в то время как раньше общение проектировщиков и экспертов было персонализировано. Сейчас организация отправляет PDF не конкретному человеку, а просто «на портал». Соответственно, замечания и вся процедура доработки, сдачи документации становится иной, хотя и не исключает в дальнейшем общения с конкретным экспертом.
Это прогресс, он идет неравномерно, рывками. Когда одни участники рынка уже полностью автоматизировали свои процессы, другие только начинают. Очевидно, разница в отношении к таким вопросам будет транслироваться на всю деятельность в целом. И в этом смысле очень показательны и важны такие события, как переход от возможных инноваций к обязательным. Теперь, когда сдача документации на экспертизу непременно должна производиться в электронном виде, «подтянутся» многие организации, которые откладывали модернизацию на потом.
В конечном счете, от этого выиграют все. Заказчики будут получать все более унифицированные и удобные документы. Государство наладит более эффективный учет и контроль. А проектные организации и КБ смогут сфокусироваться на своих основных задачах, все меньше отвлекаясь на распечатку, брошюровку и переделку бумажной документации.
