Компания занимается инжиниринговыми проектами, располагает собственным производственным цехом, станками, монтажным оборудованием и бригадой монтажников.
По роду деятельности компания решает следующие задачи в области учета и управления:
- Планирование проектов;
- Проектное бюджетирование по подразделениям;
- Учет плановых и фактических трудозатрат по проектам;
- Учет материальных ценностей в разрезе проектов;
- Распределение заработной платы по проектам;
- Подготовка и консолидация регламентированной отчетности по филиалам.
В конце 2014 года руководство ТОО «KAZPROMAVTOMATIKA» пришло к выводу, что используемое на тот момент программное обеспечение не справляется с корректным решением существующих задач. Были сформулированы основные проблемы:
- Невозможность корректного отражения прямых затрат на привлечение персонала в разрезе проектов;
- Отсутствие автоматического распределения накладных расходов пропорционально прямым затратам на привлечение персонала (зарплата) или иным базам распределения;
- Формирование бюджета доходов и расходов (БДР) по проектам, а также платежного календаря;
- Частое возникновение ошибок в ведении складского учета в части списания расходных материалов, используемых при сборке оборудования или иных операциях и комплектации готовой продукции;
- Трудоемко формирование отчетности для внешних пользователей (банки, контролирующие органы);
- Необходима возможность ведения всех видов учета в единой базе;
- Отсутствие возможности внутреннего актирования по объемам выполненных работ для отображения оперативной экономики проекта;
- Отсутствие возможности оперативного планирования и отслеживания загрузки специалистов в разрезе ролей и сотрудников;
- Необходимость распределять и учитывать в себестоимости проектов затраты на обучение сотрудников и повышение квалификации безотносительно внешних проектов;
- Необходимость анализировать показатели (KPI) проектов, подразделений, организации и сотрудников.
С учетом данных проблем и дорогостоящего сопровождения имеющейся системы управления организацией было принято решение о переходе на платформу 1С для оптимизации проектного управления и снижения затрат на технологическую поддержку. Ввиду проектной специфики деятельности выбор информационной системы был сделан в пользу отраслевого решения «1С:Управление проектной организацией» с локализацией под требования казахстанского законодательства.
Подрядчиком по внедрению программного продукта«1С:Управление проектной организацией» стала компания ITLand.
Проект внедрения был разделен на 2 этапа: консалтинговые работы и внедрение ПО.
В рамках консалтинговой части состоялись следующие мероприятия:
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе;
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения;
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ;
- Моделирование и совершенствование бизнес-процессов;
- Построение системы планирования и управления производством товаров, выполнением работ, оказанием услуг.
На этапе внедрения компания ITLand оказала услуги :
- Написание ЧТЗ (частных технических заданий);
- Кастомизация;
- Обучение;
- Контроль ввода начальных данных;
- Доработки системы в области оперативного учета;
- Бесшовная интеграция с системой «1С:Управление производственным предприятием для Казахстана»;
- Настройка прав доступа;
- Тестовая эксплуатация;
- Опытная эксплуатация.
Автоматизированные процессы:
- Планирование проектов;
- Учет рабочего времени по проектам;
- Управление складскими запасами;
- Оформление заказов покупателей;
- Планирование продаж;
- Учет продаж товаров и готовой продукции;
- Формирование графика поступления оплат;
- Взаиморасчеты с покупателями;
- Планирование закупок;
- Взаиморасчеты с поставщиками;
- Учет договоров;
- Учет затрат на производство;
- Учет хозяйственных операций по проектам;
- Анализ деятельности в разрезе проектов.
Автоматизирована работа 50 рабочих мест пользователей, среди которых генеральный, коммерческий и технический директора, сотрудники коммерческого отдела, бухгалтерии, отдела продаж, технического отдела, отдела кадров, склада, группы монтажников. Ключевые пользователи обучены работе в системе. Система запущена в промышленную эксплуатацию 30 июня 2015 года.
Внедрение системы «1С:Управление проектной организацией для Казахстана» позволило:
- Автоматизировать распределение накладных расходов по проектам;
- Повысить прозрачность учета финансов проектов;
- Создавать бюджеты в разрезе проектов, вести единый платежный календарь;
- Формировать все виды отчетов в едином информационном пространстве;
- Вести оперативную отчетность по проектам;
- Анализировать загруженность специалистов и оперативно перемещать трудовые ресурсы между проектами;
- Организовать эффективную систему учета трудозатрат и анализировать KPI по проектам.
