В рамках проектного бюджетирования осуществляется управление процессами формирования бюджетов и объемов проектов. На этом этапе происходит планирование, актуализация и анализ бюджетов доходов, расходов и движений денежных средств проектов в денежном эквиваленте, а также планирование, актуализация и анализ доходных и расходных объемов в натуральных показателях.
Бюджеты проекта. БДР и БДДС
- Формирование бюджета доходов и расходов проекта;
- Формирование бюджета движения денежных средств проекта;
- Регистрация фактических бюджетов проектов;
- План-фактный анализ бюджетов проекта.
Система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трех бюджетов проекта: бюджет расходов по проекту, бюджет доходов по проекту, бюджет поступлений и выплат (бюджет движения денежных средств (БДДС)) по проекту. Бюджетов хранятся в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).
Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов, к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причем допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.
Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задается в виде набора правил, описывающих привязку бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчет финансовых планов.
Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.
На уровне бюджетов проекта система позволяет производить:
- План-фактный анализ бюджета доходов и расходов (БДР), бюджета движений денежных средств (БДДС) по проекту в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов.
- Выявление и анализ отклонений между данными текущего финансового плана и любой из версий финансового плана, а также фактическим положением дел.
Система позволяет пользователю получать данные бюджетов проекта как в табличном представлении, так и в графическом (диаграммы и графики). В пределах одной экранной формы можно получить подробный и сводный план любого из бюджетов, сопоставление доходов с расходами и поступлений с выплатами, сопоставление плановых и фактических данных и т.д.
Планирование объемов и поставок проекта
- Планирование поставок проекта
- Планирование объемов проекта
Планирование поставок и объемов проекта – ввод в систему информации о планируемых результатах выполнения проектной задачи. План поставок и объемов вносится в систему в количественных и суммовых значениях. При этом планируемые результаты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.
Планируемые результаты могут быть включены в плановый бюджет доходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.
Управление проектными договорами
- Составление проектного договора
- Связь этапов проекта и договора
- Регистрация изменений проектного договора дополнительными соглашениями
- Формирование БДДС и БДР по этапам проектного договора
- Формирование печатной формы договора по шаблону
Система позволяет детализировать состав договора контрагента до актируемых этапов, указать условия оплаты по договору и установить связь между договором и этапами проекта.
Информация об условиях оплаты по договору используется при формировании бюджета движения денежных средств по этапам проекта.
Регистрация фактических данных и событий проекта
- Регистрация выполненных объемов
- Регистрация затрат материальных ресурсов
- Регистрация дополнительных затрат
- Фиксация фактических сроков проектных задач
- Привязка хозяйственных операций к проекту
Для каждой проектной задачи существуют планы освоенных объемов, материальных затрат и планы дополнительных затрат. В процессе выполнения проекта фактические данные могут расходиться с плановыми. Для регистрации фактически выполненных освоенных объемов, затрат материальных ресурсов и дополнительных затрат в системе предусмотрены соответствующие документы.
Для сбора и визуализации информации о хозяйственных операциях (представленных первичными документами), которые были произведены в рамках конкретного проекта, в системе предусмотрена обработка "Хозяйственные операции проекта".
Дерево ключевых показателей проекта
Дерево ключевых показателей – графическое отображение метрик проекта (KPI). Ценность визуализации показателей проекта в форме дерева состоит в том, что мы видим взаимосвязь и иерархию показателей. Наиболее важные показатели располагаются сверху и расшифровываются дополнительными показателями ниже. Расшифровка показателей производится не только в абсолютных, но и в процентных значениях.
Дерево ключевых показателей помогает проводить мониторинг состояния проекта и принимать качественные управленческие решения о своевременной инициации действий, способствующих выравниванию значений показателей.
У пользователя есть возможность самостоятельно создать необходимое количество таких деревьев, например, в случае если для разных направлений деятельности ключевыми являются разные показатели.
Отражение документов в проектном бюджетировании
Механизм «Отражение документов в проектном бюджетировании» предназначен для отражения фактических данных в контуре проектного бюджетирования на основании первичных документов оперативного контура.
Для корректного формирования фактических данных предварительно необходимо настроить правила получения фактических данных в проектном бюджетировании.
План-фактный анализ проекта
- S-кривая проекта
- Анализ динамики экономики проекта
- План-фактный анализ освоенных объемов
- Анализ освоенного объема по трудозатратам
- План-фактный анализ затрат трудовых ресурсов
- План-фактный анализ использования ресурсов
- План-фактный анализ затрат материальных ресурсов
- План-фактный анализ дополнительных затрат
- Анализ состояния проектных задач
- План-фактный анализ сроков проекта
- Анализ проекта по показателям
Управление рисками проекта
Управление рисками проекта состоит из процессов:
- Идентификация рисков проекта
- Оценка рисков проекта
- Планирование мероприятий по работе с рисками
- Фиксация свершения рисков
Целью управления рисками проекта является повышение вероятности возникновения и воздействия благоприятных событий и снижение вероятности возникновения и воздействия неблагоприятных для проекта событий.
