Система учета задач и проектов: работы, сроки

Рабочее место руководителя содержит перечень проектов и предназначено для проведения быстрого анализа группы проектов по выбранным показателям, а также перехода в отчеты, мониторы проектов, карточки проектов и проч.

Проект, основной объект системы, представлен в системе в виде паспорта проекта, в котором фиксируется и хранится общая информация о параметрах проекта и заданы его настройки. В основные параметры проекта входят такие реквизиты, как текущий руководитель проекта, его текущий статус, подразделение, портфель проекта, программа проекта и прочие.

Ведение проектов в системе базируется на жизненном цикле проекта, который состоит из пяти стадий:

• Инициация проекта. На этой стадии фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта.
• Планирование проекта. На этой стадии производится разработка предварительного плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ, требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы.
• Утверждение проекта. На этой стадии производится анализ принципиальной выполнимости проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта.
• Выполнение проекта. На этой стадии производится распределение работ между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных, трудовых и финансовых ресурсов.
• Завершение проекта. На этой стадии регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).

• Планирование структурной декомпозиции проекта
• Планирование контрольных событий (вех) проекта
• Расчет календарного плана проекта
• Фиксация базового плана проекта
• Импорт и экспорт данных из/в "MS Project"

План проекта – это совокупность структурной декомпозиции работ, календарных сроков, контрольных событий и данных о привлекаемых трудовых, материальных и финансовых ресурсах. Ввести его в систему можно несколькими способами:

• Ручной ввод соответствующих документов через панель управления проектом;
• Загрузка/выгрузка данных проекта из/в MS Project;
• Загрузка данных проекта из шаблона, хранящегося в системе.

План проекта также может быть введен в систему комбинированным способом: часть данных берется из шаблона, часть загружается из файла MS Project, часть данных вводится и/или корректируется вручную.

Система поддерживает два метода оперативного планирования проектных работ:

• С использованием ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае «проектный» руководитель управляет планом проекта, а «функциональный» - выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится с учетом выполняемых ролей.
• Без использования ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае «проектный» руководитель управляет и планом проекта, и выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится без учета выполняемых ролей.

Визуальный инструментарий системы позволяет руководителю осуществлять управление содержанием и сроком проекта, получая информацию в разных представлениях: табличных, дерево данных, диаграмма Ганта, календарно-сетевой график проекта, дерево ключевых показателей, монитор проекта. 

• Жизненный цикл проектной задачи
• Планирование и выполнение работ
• Управление рисками в области сроков проектов
• Анализ результатов работ

Методология, заложенная в систему, определяет для проектных работ ряд особенностей, повышающих эффективность процессов планирования и контроля. А именно:

• Конкретная работа, выполняемая в рамках проекта трудовым ресурсом, должна располагаться на самом нижнем уровне структуры декомпозиции работ.
• У этой работы может быть один и только один исполнитель. В случае, если для выполнения работы требуется привлечь нескольких исполнителей, нужно либо декомпозировать работу на ряд элементарных операций, либо объединить исполнителей в один трудовой ресурс. Принцип "одна работа – один исполнитель" является краеугольным для контура управления работами.

Жизненный цикл проектной работы состоит из следующих стадий:

• Предварительное планирование. На этой стадии в плане проекта появляется элементарная операция, указывается исполнитель, длительность, трудоемкость и стоимость работы. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует роль трудового ресурса.
• Оперативное планирование. На этой стадии определяется исполнитель работы и точные сроки выполнения. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует трудовой ресурс.
• Принятие к исполнению. На этой стадии исполнитель (трудовой ресурс) получает информацию о порученной ему задаче и подтверждает свое участие в ее выполнении.
• Выполнение. На этой стадии производится периодический ввод в систему данных о затраченном на задачу рабочем времени.
• Отчет об исполнении. На этой стадии исполнитель отчитывается в выполнении работы, указывает фактические сроки и свои фактические трудозатраты.
• Завершение. На этой стадии руководитель работы подтверждает ее завершение, в случае необходимости корректирует фактические сроки и трудозатраты.

На уровне проектных работ система позволяет выполнять:

• Сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и внепроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени.
• Анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоемкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.

Отдельное рабочее место позволяет пользователю в удобной форме получать информацию о работах, в которых он является либо исполнителем, либо руководителем. В представлении списка работ для руководителей активно используется цветовая и графическая индикация, возможен вывод списка задач в виде диаграммы Ганта.

• Неограниченное количество возможных версий проекта

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе неограниченное количество версий плана проекта. Основная задача подсистемы версионирования – дать возможность пользователям системы вести параллельно несколько планов по одному проекту. Одновременное ведение нескольких планов необходимо для следующих целей:

• Планировать проект в нескольких разрезах (например, базовый план, утвержденный план, текущий план);
• Отслеживать историю изменения (динамику) каждого разреза, проводить план-фактный анализ изменений.

При создании версии проекта у пользователей есть возможность отнести версию к соответствующему сценарию бюджетирования.

Сценарий бюджетирования – это аналитический разрез для одновременного хранения нескольких версий плановых данных за один и тот же период. Иначе говоря, сочетание условий, в которых будет развиваться одновременно несколько проектов. Например, целевой, оптимистичный, пессимистичный.

Сквозное версионирование проектов позволяет сохранять и сравнивать различные версии сценариев в рамках одного портфеля или программы.

В системе доступны установка единого сценария для группы проектов с отобранными показателями, анализ тематических планов, выявление отклонений для оперативной балансировки проектной деятельности.

• Актуализация сроков проекта
• Актуализация процента готовности проекта

Ключевым механизмом контура управления проектами является механизм актуализации проекта: на основании данных о фактическом выполнении (или же срыве выполнения) проектных работ нижнего уровня декомпозиции система производит полный перерасчет календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта, выполняемая регулярно, позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе шаблоны планов или даже отдельных этапов, что особенно актуально при работе с типовыми проектами.

Структура данных шаблона практически полностью идентична структуре проекта, в ней хранится график проекта с декомпозицией работ, данные о трудовых, материальных и финансовых ресурсах, бюджеты. В шаблоне нет календарных сроков и нет фактических данных по проекту. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана.

Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещен, а может быть дополнен данными шаблона, таком образом, план можно собрать из нескольких шаблонов.

Использование шаблонов экономит время при создании нового проекта в системе, а так позволяет провести анализ технологий, принятых на предприятии, и проанализировать отклонения (по длительности, трудоемкости, стоимости проектных работ), возникающие в типовых проектах.

Результаты анализа используются для выявления «узких мест» и «лучших практик», а также для принятия решений по совершенствованию технологий выполнения проектов.

Хранение и работа с документами прямо в системе, бесшовная интеграция с "1С:Документооборот"

Варианты работы с документами:

• Хранение документов в информационной базе
• Хранение документов в "1С:Документооборот"

Система позволяет использовать внутреннюю подсистему работы с файлами или внешнюю – "1С:Документооборот".

Основные действия с документами (открытие, захват на редактирование, запись новой версии) доступны непосредственно из системы.

Для объектов некоторых типов (проекты, проектные задачи и т.д.) система позволяет создавать, хранить и модифицировать ссылки на документы, расположенные в хранилище "1С:Документооборот".

Для повышения качества и эффективности управления проекты могут быть объединены в портфели и программы.

Программа проектов – это ряд связанных друг с другом проектов, управление которыми координируется для достижения преимуществ и степени управляемости, недоступных при управлении ими по отдельности.

Портфель проектов – это набор проектов, объединенных вместе с целью эффективного управления данными работами для достижения стратегических целей. В портфеле проекты могут быть не взаимосвязаны между собой.

Различные отчеты системы позволяют вывести информацию о плановых и фактических доходах и расходах, объемах, использовании материальных ресурсов, поступлениях и выплатах, а также трудозатратах в разрезе портфелей и программ проектов.

Группировка и анализ проектов по портфелям и программам позволяет:

• провести комплексную оценку эффективности проектов, программ, портфелей;
• достичь сбалансированности портфелей и программ проектов (низко и высокорисковые проекты, большие и малые проекты);
• принять взвешенное решение о включении проекта в план, о продолжении, приостановлении или прекращении работ по проекту;
• установить приоретизацию проектов, программ, портфелей;
• учесть влияние проектов друг на друга и на портфель и/или программу целиком;
• повысить качество распределения ресурсов между проектами, программами, портфелями;