В рамках управления ресурсами проектов осуществляется управление трудовыми и материальными ресурсами, необходимыми для выполнения проектов и проектных задач. На данном этапе ведется управление структурой трудовых и материальных ресурсов, осуществляется планирование и анализ загрузки трудовых ресурсов.
Планирование персонала и трудозатрат проекта
- Изменение руководителя проектной задачи
- Назначение трудовых ресурсов на проект, формирование команды проекта
- Назначение ролей и планирование трудозатрат на работы проекта
- Назначение трудовых ресурсов на работы
- Моделирование эффективности проекта
Руководитель проекта может назначать руководителя конкретной проектной задачи с возможностью автоматического назначения на все подчиненные задачи.
Отличительной особенностью системы является ролевая структура трудовых ресурсов, которая направлена на облегчение процесса планирования, управления и анализа не только трудовых ресурсов, но и проекта в целом.
Сотрудником в рамках системы является конкретное физическое лицо, занимающее определенную должность на предприятии.
Трудовой ресурс представляет собой уникальную совокупность людских ресурсов и аппаратных средств, привлекаемую в качестве исполнителя проектных работ нижнего уровня декомпозиции.
Назначение трудовых ресурсов на проект - ввод в систему информации о том, какие именно трудовые ресурсы предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках того или иного проекта.
Роль трудового ресурса — это абстрактная единица системы, которая объединяет в себе квалификацию, специализацию, должностные обязанности и место в функциональной иерархии предприятия. Роли трудовых ресурсов используются при разработке плана проекта, анализе выполнимости проекта и оперативном планировании загрузки трудовых ресурсов.
Планирование ролей и в целом трудозатрат позволяет ввести в систему информацию о том, какие именно роли трудовых ресурсов предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи. Планирование может производиться на нескольких уровнях (предварительный и окончательный). При планировании ролей указывается объем трудозатрат и их стоимость. Стоимость привлечения трудовых ресурсов можно вводить как вручную, так и при помощи ранее заданной нормированной стоимости использования ресурсов.
Назначение конкретных трудовых ресурсов и планирование трудозатрат проектной задачи — ввод в систему информации о том, какие именно конкретные трудовые ресурсы предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи.
Управление ресурсами проектной команды
В системе поддерживаются три варианта управленческой структуры предприятия:
- Проектная структура управления, когда трудовыми ресурсами управляют руководители проектов и проектных задач.
- Функциональная структура управления – «снизу» или «от производства» - когда планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов.
- Матричная структура управления – комбинация из первых двух - когда планами проектов управляют руководители проектов, а трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.
На протяжении жизненного цикла проекта уточняются потребности в трудовых ресурсах. Для фиксации этих изменений в системе реализовано трёхуровневое планирование трудозатрат:
- Распределение по ролям трудовых ресурсов на предварительном этапе, иногда за 1- 5 лет до старта проектных работ.
- Ближе к началу фактических работ окончательное планирование по ролям.
- Назначение трудовых ресурсов, конкретных исполнителей проектной задачи.
У пользователя есть возможность выбрать, сколько уровней планирования трудозатрат использовать.
Система позволяет:
- нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ;
- анализировать плановую и фактические мощности ролей;
- выявлять «перегруженные» и «недогруженные» трудовые ресурсы;
- прогнозировать трудозатраты в ходе проекта с учётом потраченных часов и процента готовности задачи.
Управление загрузкой и рабочим временем по проектам
- Анализ загрузки трудовых ресурсов и выполнимости моделируемого портфеля проектов
- Планирование оперативной загрузки специалистов на проектах
- Учет рабочего времени по проектам
Для анализа выполнимости моделируемого портфеля проектов в системе предусмотрена обработка "Анализ выполнимости проектов", которая позволяет вовремя отследить конфликт по используемым ресурсам между утвержденными, выполняемыми и планируемыми проектами предприятия (ресурсный конфликт).
Для анализа загрузки трудовых ресурсов в системе предусмотрен соответствующий отчет, который предназначен для получения информации по запланированной загрузке трудовых ресурсов в разрезе проектов, проектных задач, элементарных операций и периодов времени.
Также для анализа ресурсных конфликтов можно использовать документы "Прогноз трудозатрат по ролям" и "Планирование трудозатрат по трудовым ресурсам".
Для планирования оперативной загрузки специалистов на проектах в системе реализована соответствующая обработка, которая предназначена для оперативного распределения почасового времени специалистов между задачами разных проектов.
Для учета рабочего времени по проектам в системе предназначены документы "Распределение рабочего времени за неделю" и "Табель учета рабочего времени", которые позволяют ввести в систему данные о распределении рабочего времени, затраченного трудовым ресурсом в течение календарной недели или в течение рабочего дня соответственно, по проектным и внепроектным задачам, а также по временным потерям (затраченном непродуктивно рабочем времени).
Согласование трудозатрат
После того как в системе заполнены табели и введены отчеты о распределении фактического времени по проектам, у руководителя проектной задачи есть возможность скорректировать трудозатраты, отклонить какие-то часы и оценить их по норме стоимости для несогласованных затрат, а также отправить документ на дальнейшее согласование руководителю проекта и другим лицам, принимающим решения.
Управление коммуникациями проекта
- Задания и комментирование в проектах
- Оповещение пользователей об изменениях проектной информации
Система позволяет создавать и хранить в информационной базе задания проектов. Задания проектов предназначены для ввода и учета внутренних работ проектного офиса. Задания могут быть привязаны к проекту или проектной задаче или быть самостоятельной единицей.
В системе предусмотрен механизм комментирования заданий и механизм управлением статусами заданий.
Управление проектными знаниями, нормирование проектных работ
Функциональный блок управления знаниями, реализованный в рамках конфигурации, ориентирован на решение задач:
- Накапливание и хранение библиотеки шаблонов проектных работ.
- Анализ однотипных проектных работ.
- Вычисление средних значений длительности и трудозатрат.
- Использования данных библиотеки шаблонов проектных работ при разработке календарно–ресурсных планов проектов.
- Использование данных о выполняемых проектах для обновления и пополнения библиотеки шаблонов проектных работ. Актуализация шаблонов проектов.
- Накопление и хранение принятых проектных решений при выполнении проектных работ для возможности их использования при выполнении будущих проектов.
- Сравнительный анализ проектов по шаблонам.
