Введение
Представляем вторую часть цикла статей об учете трудозатрат инженерного персонала и отражения заработной платы в проектно-ориентированной организации.
Описание ориентировано на те организации, в которых доминирует инженерный персонал (инженеры, программисты, проектировщики, аналитики, консультанты и специалисты), деятельность которых направлена на проектирование и создание систем, объектов, программные разработки, консалтинг и услуги.
В первой статье цикла разобрали, как подготовиться к внедрению системы учета трудозатрат и какие справочники в информационной системе нужно разработать и настроить. Читайте в статье «Учет трудозатрат инженерного персонала в «1С:ERP+PM»: старт для проектного учета и распределения зарплаты».
В этой статье разбираем:
- Как организовать систему тайм-трекинга задач для учета трудозатрат инженерного персонала, фиксируя время ежедневно, еженедельно или ежемесячно;
- Как обеспечить ежедневное заполнение сотрудниками табелей учета рабочего времени;
- Где расставить красные флаги для достоверного учета времени и связать с системой управления проектами;
- Как подготовить инструкцию для персонала по учету рабочего времени;
- Какие вопросы от сотрудников чаще всего возникают и как предлагается их решать или обходить: как учесть переработки, что делать, если сотрудник в отпуске, командировке, заболел или отпросился, нужно ли учитывать время на организационные задачи, на обучение, работа на часть ставки, учет в предпраздничные дни, совместительство;
- Как подготовить и проверить ежемесячный отчет о трудозатратах в рамках процедуры расчета себестоимости и закрытия месяца.
Анастасия Вощанова
Директор по экономике и автоматизации процессов, РТСофт
Руководитель направления 1С
✉ nast@rtsoft.ru | Telegram: @voschanova
Как была поставлена задача со стороны собственника
В прошлом году собственник компании поставил требование об организации ежедневного учета трудозатрат сотрудниками. В компании 100+ инженерных сотрудников: функциональных архитекторов, аналитиков, проектировщиков, разработчиков ПО. Задача учета времени является актуальной как для контроля выполнения поставленных задач, так и для анализа и оптимизации затрат и рентабельности деятельности.
До этого учет трудозатрат в организации велся еженедельно, но на деле сводился к учету и авралу в конце месяца, когда трудозатраты вносили по требованию специалистов оперативного учета в рамках процедуры закрытия месяца и финансового отчета.
Требование собственника: «Без ежедневного учета часов инженерного персонала нет настоящей прозрачности, оптимизации и экономии. Время — это деньги, и мы перестанем его терять!».
Ежедневно, еженедельно или ежемесячно? Учет трудозатрат инженерного персонала проектно-ориентированной организации
Ежедневный учет времени подходит для инженеров в проектных командах, где нужна высокая точность распределения времени по задачам и проектам.
Преимущества ежедневного учета:
- Точная фиксация времени по задачам помогает отслеживать трудозатраты по проектам, анализировать производительность, выявлять узкие места, корректировать планы и обеспечивать контроль загрузки.
- Интеграция с трекер-системами упрощает процесс: таймеры запускаются автоматически при работе над задачами.
- Ежедневный учет повышает достоверность учета, снижают риск того, что какие-то детали могут быть забыты, в отличие от еженедельного или ежемесячного учета.
С помощью автоматизации можно минимизировать время для ручного ввода, делая ежедневный трекинг незаметным.
| Периодичность учета рабочего времени | Точность | Нагрузка для сотрудников | Подходит для инженерных ролей |
|---|---|---|---|
| Ежедневно | Высокая | Средняя (с автоматизацией) | Разработчики, проектные инженеры, внедренцы |
| Еженедельно | Средняя | Низкая | Специалисты поддержки, руководители подразделений |
В нашей компании для разных категорий сотрудников система учета времени организована по-разному. Для основной части сотрудников обязателен ежедневный учет времени. Так, ежедневно в 17.00 разработчики, аналитики, проектные инженеры должны внести в табель потраченные часы. Но для небольшого числа сотрудников, тех, кто участвует в продажах, менеджеров крупных проектов, верхнеуровневых руководителей, разрешен ежемесячный учет времени.
Планирование трудовых ресурсов по проектам
В статье мы фокусируемся не на планировании трудозатрат, а на учёте фактического времени работы сотрудников — чтобы затем корректно распределить затраты на оплату труда между проектами. Учитывать время по факту можно и без предварительного планирования. Однако, если заранее спланировать загрузку сотрудников по проектам, будет проще контролировать учёт фактически отработанного времени и сравнивать его с запланированным.
Планирование позволяет создавать контрольные точки при учете фактического времени по проектам:
- проверять и подтверждать, что действительно такой проект есть и открыт
- сотрудник включен в команду проекта
- проект не остановлен
- срок работ по этапу проекта или проекту не истек
Подробно о ресурсном планировании и оптимизации загрузки трудовых ресурсов на примере программного продукта «1С:ERP+PM Управление проектной организацией» рассказано в статье «Трудовые ресурсы на максимуме: искусство ресурсного планирования и оптимизации загрузки в проектном управлении».
В статье также можно найти информацию об используемых ставках часа специалиста:
- Целевая ставка продажи часа специалиста (Target rate) — та сумма, которую компания хочет получать от клиента за работу сотрудника, чтобы оставаться в прибыли.
- Полная себестоимость часа работы сотрудника (Cost rate) — сюда может входить не только «чистая» зарплата, но и налоги, лицензии, аренда офиса и прочие расходы компании на этого человека.
Объекты списания трудозатрат
Для инженерного персонала необходимо определить и структурировать объекты и виды деятельности для списания трудозатрат. Например, следующим образом:
Учетная политика незавершенного производства, формирования себестоимости, финансового результата и требования к аналитике управленческого учета определяют объекты для учета трудозатрат и отнесения расходов.
Декомпозиция проекта для учета трудозатрат
Необходимо решить, на каком уровне учитывать трудозатраты — проекта в целом или требуется декомпозиция. Этот вопрос напрямую связан с учетной политикой по незавершенному производству (НЗП), которая определяет методы оценки затрат в производстве на конец месяца.
В зависимости от типа договора и учетной политики по формировании себестоимости можно:
- декомпозировать проект в соответствии с договорным календарным планом по актируемым этапам, закрываемым отдельными финансовыми документами (актами, УПД) для целей формирования расходов и себестоимости по каждому этапу;
- декомпозировать проект по периодам (месяцам, кварталам), например, для договоров технического сопровождения;
- применять метод процента готовности (процентного завершения) для признания доходов и расходов по долгосрочным проектам по мере их выполнения, а не в конце, учитывать трудозатраты и затраты в целом по проекту, при закрытии списывать накопленные затраты из незавершенного производства в себестоимость.
Более глубокая декомпозиция проекта необходима при формировании себестоимости на уровне договорной спецификации или для целей мониторинга исполнения проекта.
При декомпозиции проекта учитывается тип проекта и его смысловая структурная декомпозиция, которая может выполняться: по объектам, системам, разделам работ.
В случае интеграции нескольких систем: учетной, управления проектами, трекинга задач, необходимо определить уровень (эпик), на котором проект в них декомпозируется, и по этому уровню организовывать обмен данными.
На рисунке 2 приведен пример декомпозиции проекта для учета фактических трудозатрат: на верхнем уровне выделены договорные этапы договора (отмечены галкой «Актируемая»), на втором — отдельные виды выполняемых работ. Верхний уровень (договорных этапов) используется для сбора доходов и расходов, поступлений и выбытий денежных средств, второй — для мониторинга исполнения и процента готовности проекта.
Табели учета времени (Таймшит, timesheet, отчет о рабочем времени) и таск-трекеры
Информационные системы для учета часов сотрудников в проектах
Учет часов и трудозатрат для инженерного персонала выполняется с помощью специализированных систем. Эти системы позволяют фиксировать время по проектам, задачам и видам работ с последующим анализом.
Трекинг задач — это процесс мониторинга выполнения работ, анализа прогресса и контроля дедлайнов с помощью специальных инструментов. Системы трекинга позволяют вести карточки задач, назначать ответственных, отслеживать время и статусы.
Примеры Российских таск-трекеров и как мы используем эти системы в компании:
- 1С:ERP+PM / 1С:PM Управление проектами (Система управления проектами, интегрированная с учетной системой 1С:ERP Управление предприятием. Ведем все проекты в связке с учетной системой);
- Kaiten (Сервис для управления проектами и задачами, российский аналог Jira. Управляем программными разработками);
- Битрикс24 (CRM и система управления задачами. Ведем задачи менеджеров по продажам по лидам и сделкам в портфеле, маркетинговые задачи и тендерные активностей в связке с CRM системой).
Как организовать ежедневный учет рабочего времени, или тайм-трекинг (Time Tracking) в проектах
Тайм-трекинг (Time Tracking) в проектах — это методология, процесс измерения и анализа времени, затраченного на конкретные задачи. Ниже поделимся опытом использования инструментов учета трудозатрат, которые фиксируют время работы сотрудников.
Ведение ежедневного табеля учета рабочего времени в программном продукте 1С:PM Управление проектами / 1С:ERP+PM Управление проектной организацией
Для ежедневного учета трудозатрат в «1С:ERP+PM» сотрудники заполняют документ «Табель учета рабочего времени», который также называют Таймшит, timesheet или «Отчет о рабочем времени».
На каждый день заполняется отдельный документ. Сотрудник может выбрать из списка перечень задач по проектам, по которым он назначен как исполнитель, указать время работы по задаче, при необходимости заполнить вид операции и комментарий о том, какая работа была выполнена.
Ежедневный учет времени сотрудниками «на выезде» через мобильное приложение «Проектный табель» для 1С:PM
Сотрудники могут вести ежедневный учет времени с помощью мобильного приложения. Это особенно актуально для удаленных или мобильных сотрудников, благодаря доступности в любое время и месте, а также простоте фиксации данных без ошибок.
Мобильное приложение «Проектный табель» для 1С:PM позволяет разносить часы по проектам прямо со смартфона, без необходимости возвращаться в офис или использовать ПК. Данные синхронизируются в реальном времени, что удобно для сотрудников в филиалах или в командировках.
Ежедневный учет времени в приложении Битрикс24 «Табель. Учет рабочего времени по проектам»
Если команда общается в Битрикс24, удобно отмечать часы в приложении «Табель. Учет рабочего времени по проектам». Пользователь может заносить в нем часы по задачам и проектам, видеть разбивку по дням, неделям и формировать отчеты. Работать с приложением можно как с мобильного, так и с дектопа. При настроенной синхронизации через приложение «Интеграция 1С:PM Управление проектами и Битрикс24» данные сохраняются в Битрикс24 и передаются на соответствующие проектные задачи в «1С:РМ Управление проектами».
Инструкция для сотрудников «Ежедневный учет трудозатрат»
Для сотрудников, которые ведут ежедневный учет трудозатрат, разработана инструкция «Ежедневный учет трудозатрат». Если хотите получить ее, напишите нам, вышлем.
Ежедневный отчет по учету рабочего времени
В системе «1С:ERP+PM» настроен отчет, в котором по каждому сотруднику за каждый месяц и день выводятся:
- рабочие часы (количество рабочих часов, которые сотрудник должен отработать в указанный день, месяц с учетом производственного календаря, фактической ставки, предпраздничных дней);
- трудозатраты (фактически учтенные часы работы);
- отсутствия (дни и часы отсутствия по причине болезни, отпуска);
- КИРВ, % (коэффициент использования рабочего времени, показывающий отношение фактически учтенных часов работы к норме рабочих часов в указанный период).
Отчет формируется ежедневно и направляется сотрудникам и руководителям для контроля ежедневного учета времени.
Настройка автоматической ежедневной рассылки для сотрудников и руководителей для контроля учета трудозатрат
В информационной системе «1С:ERP+PM» настроена автоматическая ежедневная рассылка отчета. Он показывает по каждому сотруднику: сколько часов было учтено по факту и сколько должно было быть учтено.
Если хотите получить пример текста автоматической ежедневной рассылки для сотрудников и руководителей для контроля учета трудозатрат, напишите нам, вышлем.
Еженедельный учет рабочего времени с помощью тайм-трекера программного продукта «1С:PM Управление проектами»/«1С:ERP+PM Управление проектной организацией»
По тем сотрудникам, по которым отсутствует необходимость в ежедневном тайм-трекере времени, его учет можно вести еженедельно или ежемесячно. Для этого в программном продукте «1C:ERP+PM»/«1C:PM» заполняется документ «Распределение рабочего времени за неделю». Вкладка «Проектные задачи» автоматически заполняется задачами, на которые сотрудник назначен в качестве исполнителей и срок по которым соответствует дате учета времени.
Учет потерь (больничные, отпуска)
Данные по потерям (отсутствия, больничные, отпуска) вносятся по данным кадрового учета. их можно посмотреть в типовом отчете «Потери рабочего времени» в «1С:ERP+РМ».
Эта аналитика необходима для контроля полноты учета отработанных часов сотрудником.
Состояния сотрудников по потерям из данных кадрового учета:
- Болезнь
- Болезнь без оплаты
- Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
- Дополнительный отпуск
- Отпуск неоплачиваемый по разрешению работодателя
- Отпуск основной
- Отпуск по беременности и родам
- Отпуск по уходу за ребенком
- Отпуск учебный оплачиваемый
- Отсутствие с сохранением оплаты
Опыт интеграции 1С:PM со сторонним таск-трекером. Карточки задач со встроенным функционалом учета рабочего времени
В системах управлениям задачами, например, такой как «Кайтен», учет трудозатрат по карточкам ведется через встроенный модуль «Учет времени», где каждый сотрудник фиксирует время работы таймером или вручную.
Так как мы ведем и управляем проектами в системе «1С:ERP+PM Управление проектной организацией», но по программным разработкам карточки задач заносятся в «Кайтен», то для выгрузки учтенного времени из «Кайтен» в «1C:ERP+PM» в карточку задачи добавлено поле «ERP задача».
Для загрузки данных по трудозатратам из сторонних систем в «1С:ERP+PM» используется типовой документ «Синхронизация фактических трудозатрат».
В документ добавлена возможность заполнения по кнопке данными из таблицы, полученной из любой сторонней системы.
Для учета трудозатрат инженерными сотрудниками можно использовать один инструмент учета или несколько. В своей проектной деятельности используем несколько инструментов для учета трудозатрат:
- Табель учета рабочего времени (1С:ERP+PM, 1C:PM) — для ежедневного учета трудозатрат инженерными сотрудниками
- Документ «Распределение рабочего времени» (1С:ERP+PM, 1C:PM) — для ежемесячного учета трудозатрат для небольшого числа выделенных сотрудников — верхнеуровневых руководителей, специалистов, занятых преимущественно в продажах, менеджеров крупных проектов.
- Карточки задач (Кайтен, Битрикс24) со встроенным функционалом учета времени, позволяющий фиксировать затраченные часы, планировать время и назначать таймер — по проектам программных разработок
- Задачи и проекты (Битрикс24) — для ведения задач сотрудников службы маркетинга и поддержки продаж
Ежемесячная проверка и выверка
За ежемесячную проверку результатов учета рабочего времени инженерным персоналом, информирование сотрудников и руководителей о недостающих данных, внесению корректировок отвечает закрепленный экономист.
Итоговые трудозатраты за месяц по сотрудникам должны соответствовать нормам времени.
Норма времени (раб.часы*) = Факт. ставка, % * Кол-во рабочих часов в данном месяце в соответствии с производственным календарем
После проверки и подтверждения полноты и корректности учета трудозатрат, экономист формирует файл по трудозатратам по сотрудникам за прошедший месяц, который передается бухгалтеру для отражения зарплаты в финансовом учете.
Красные флаги при контроле списания времени и контроль WIP (Work in Progress)
При списании трудозатрат необходимо установить контрольные точки. Это нужно для обеспечения достоверности данных, полноты учета и прозрачности. При отклонениях анализируются ошибки, проводятся корректирующие мероприятия.
Если хотите получить рекомендации по устранению типичных ошибок, которые сотрудники допускают при списании трудозатрат по проектам, напишите нам, пришлем.
При учете трудозатрат важно контролировать WIP (Work in Progress) — незавершенное производство, то есть задачи, которые уже взяты в работу, но еще не доведены до конца (не приносят ценность или не оплачены). Большое количество задач в WIP — плохой знак, означает, что ресурсы тратятся, а готового результата нет.
Согласование часов в 1С:ERP+РМ
В «1С:ERP+PM Управление проектной организацией» есть возможность проверки руководителем подразделения фактически отработанных сотрудниками часов и их согласования. Функциональность позволяет корректировать трудозатраты, отклонять спорные часы, в результате чего учет трудозатрат становится прозрачным, минимизируются ошибки, для анализа и принятия решений используются согласованные цифры.
Распределение зарплаты по проектам в 1С:ERP+РМ
Порядок отражения заработной платы по данным учета рабочего времени в программном продукте «1С:ERP+PM Управление проектной организацией», методику отражения и способы автоматизации отражения в оперативном и регламентированном учете оплаты труда по счетам учета, статьям расходов, направлениям деятельности, заказам, проектам и объектам внеоборотных активов мы рассмотрим в следующей статье.
Практические рекомендации по внедрению
Организациям, планирующих аналогичное внедрение, предлагаю такие практические рекомендации:
- Начните с подготовки справочников и классификаторов — это основа для корректного учёта;
- Учитывайте специфику ролей: для инженерных специальностей предпочтителен ежедневный учёт, для руководителей и менеджеров — более редкая периодичность;
- Обеспечьте интеграцию учётной системы с таск‑трекерами для минимизации ручного ввода;
- Разработайте подробную инструкцию для сотрудников с примерами заполнения и правилами учёта особых случаев;
- Настройте автоматизированные отчёты и напоминания для контроля своевременности и полноты данных;
- Выделите ответственного за выверку данных (например, экономиста), который будет проверять корректность учёта перед расчётом зарплаты;
- Используйте механизм «красных флагов» для оперативного выявления и устранения ошибок.
1С:ERP+PM Управление проектной организацией — инструмент для повышения точности учета рабочего времени и улучшения управления ресурсами проекта
Внедрение системы ежедневного учёта трудозатрат инженерного персонала в программном продукте «1С:ERP+PM Управление проектной организацией» позволило достичь нового уровня прозрачности, контроля над использованием рабочего времени и повысить качество управления ресурсами проекта.
В ходе реализации проекта были решены ключевые задачи:
- организована гибкая система учёта с разной периодичностью (ежедневно для инженеров, еженедельно/ежемесячно для отдельных категорий сотрудников);
- обеспечена интеграция с таск‑трекерами (Kaiten, Битрикс24) для автоматического сбора данных о затраченном времени;
- разработаны чёткие регламенты и инструкции для сотрудников и руководителей, включая правила учёта особых ситуаций (отпуска, больничные, переработки и т.д.);
- настроены автоматизированные отчёты и рассылки, позволяющие ежедневно контролировать учёт времени и оперативно реагировать на отклонения;
- выстроен процесс ежемесячной выверки данных и передачи информации в бухгалтерию для расчёта заработной платы;
- внедрены «красные флаги» — контрольные точки для выявления и исправления ошибок в учёте трудозатрат.
Основные результаты внедрения:
- Повышение точности учёта: ежедневный ввод данных минимизирует риск забытых или искажённых сведений в отличие от ретроспективного заполнения в конце месяца.
- Улучшение контроля загрузки: руководители получают оперативную информацию о распределении времени сотрудников по проектам и задачам, что позволяет своевременно корректировать планы и избегать перегрузок.
- Оптимизация затрат: детальный учёт трудозатрат даёт возможность анализировать рентабельность проектов, выявлять узкие места и принимать обоснованные управленческие решения.
- Автоматизация рутинных операций: интеграция с таск‑трекерами и настройка автоматических рассылок сокращают время на ручной ввод и проверку данных.
- Прозрачность для всех участников: сотрудники видят свои нормы и фактические показатели, а руководители получают инструменты для анализа и поддержки команды.
- Соответствие учётной политике: система обеспечивает корректное списание трудозатрат на проекты, этапы и виды деятельности в соответствии с требованиями управленческого и финансового учёта.
Внедрение ежедневного учёта трудозатрат — это не просто техническая задача, а комплексный процесс, затрагивающий культуру работы с временем в организации. Грамотная автоматизация и чёткие правила позволяют превратить учёт из формальности в инструмент повышения эффективности и прозрачности проектной деятельности.