В этой статье разбираем:
- Учет трудозатрат инженерного персонала в проектно-ориентированной организации в программном продукте «1С:ERP+PM Управление проектной организацией»
- Подготовка к внедрению
- Что предусмотреть и сделать для внедрения системы учета времени
- Подготовительный этап для организации процесса учета
- Классификация сотрудников, фонд рабочего времени, объекты учета времени, виды работ, потери, связь с отражением заработной платы
Анастасия Вощанова
Директор по экономике и автоматизации процессов, РТСофт
Руководитель направления 1С
✉ nast@rtsoft.ru | Telegram: @voschanova
Предпосылки и проблематика
Представляем первую статью цикла об учете трудозатрат инженерного персонала и отражения заработной платы в проектно-ориентированной организации.
Описание ориентировано на те организации, в которых доминирует инженерный персонал (инженеры, программисты, проектировщики, аналитики, консультанты и специалисты), деятельность которых направлена на проектирование и создание систем, объектов, консалтинг и услуги.
Специфика - высокотехнологичные отрасли и интеллектуальный труд по разработке, анализу и оптимизации. Каждая сделка, как правило, уникальная, представляет отдельный проект. Примеры:
- Инжиниринговые фирмы
- IT-консалтинг
- Проектные бюро
- Научные и профессиональные услуги
В методологии учета и в информационных системах, как правило, подробно описан и реализован порядок учета трудозатрат и отражения заработной платы для процесса производства и выпуска продукции. То есть для производственных предприятий, отраслей обрабатывающих производств (машиностроение, металлургий, химия). А вопросы, как учесть работу и время инженерных сотрудников в разрезе отдельных контрактов, проектов, сделок и распределить далее заработную плату по проектам, не так освещены.
Так как мы сами — проектно-ориентированная высокотехнологичная компания, хотим поделиться своим опытом организации системы учета трудозатрат инженерных сотрудников и отражения заработной платы по проектам.
Для такого учета на помощь нам приходят информационные системы управления проектами. В своей деятельности мы используем инструмент от 1С — «1С:ERP+PM Управление проектной организацией», специально созданный для компаний с таким профилем и интегрированный с стандартной функциональностью ERP, разделами кадрового учета и заработной платы.
Узнайте больше о возможностях управления эффективностью проектов, подразделений и организаций для инжиниринговых компаний с помощью 1С:РМ
Для чего нужна система учета трудозатрат инженерных сотрудников
Задача построения системы проектного учета времени инженерного персонала трудоемкая и непростая как по организации, так и по поддержанию. И все-таки считаем, что время, потраченное на организацию и поддержание такой системы, себя окупит.
Почему важно учитывать трудозатраты в проектно-ориентированной компании для экономических служб, финансистов и бухгалтеров:
-
Трудозатраты - доминирующая статья расходов. В отличии от производственной компании с основными затратами на комплектующие, материалы и оборудования, в проектно-ориентированной компании персонал — ключевой ресурс и основной источник затрат.
Например, если проект на 1 млн рублей требует 450 человеко-часов по ставке полной себестоимости 2000 руб./час, оплата труда 900 тыс. руб., рентабельность составит 10%. Перерасход трудозатрат на 10% приведет к 0 результату, а перерасход на 15% — к убыткам.
- Влияние на себестоимость. Без точного учета времени (тайм-трекинг, распределение по проектам), невозможно сформировать полную себестоимость проекта. Игнорирование учета трудозатрат размывает прибыльность.
-
Оптимизация расходов на оплату труда. Учет трудозатрат выявляет неэффективность, например, сотрудник тратит 20% времени на внепроектные задачи.
Планирование, учет и оптимизация снижает фонд оплаты труда на 15-25%. Анализ загруженности показывает неиспользуемое время, позволяя перераспределить загрузку и создать условия для повышения КПД по каждому трудовому ресурсу.
- Анализ рентабельности проектов и направлений. Ключевые показатели, такие как «затраты на час / проект» помогают выявить убыточные проекты и направления и перенаправлять усилия и ресурсы.
-
Раздельный учет оплаты труда (ФОТ) по госконтрактам и грантам. Раздельный учет обязателен по законодательству для обеспечения прозрачности и целевого использования бюджетных средств. Это позволяет отделить расходы на зарплату по проектам от общей деятельности организации.
Постановление Правительства РФ № 47 от 19.01.1998 требует раздельного учета результатов деятельности по госзаказам. Для 44-ФЗ и грантов это обязательно для исполнителей, включая учет ФОТ сотрудников по проектам через отдельные табели и ведомости. Договоры грантов часто прямо предписывают такой учет с начала проекта.
- Стоимость вложений в разработки объектов НМА и НИОКР. Учет времени, потраченного на разработки и исследования, позволяет сформировать полную стоимость разработки и дает возможность получения льгот, применения коэффициента 2 к расходам на НИОКР по перечню НИОКР, утвержденного постановлением Правительства России от 24.12.2008 № 988 (п. 7 ст. 262 НК РФ).
- Помогает дисциплинировать сотрудников. Особенно актуально для крупных компаний и удаленных режимов работы.
Смотрите вебинар «Как выполнять производственный план по проектам без срыва сроков и перерасхода нормо-часов? Система контроля проектов в «1С:РМ»
Ключевые элементы подготовки
- Шаг 1. Классификация сотрудников: Выделите пул инженерных ресурсов (например, инженеры, разработчики, аналитики, проектанты), которые относятся на производственную себестоимость и учитывают свое время в разрезе проектов и видов деятельности.
- Шаг 2. Функциональная структура. Определите управленческую и функциональную структуру по ролям сотрудников, распределите сотрудников по подразделениям и закрепите за каждой функциональной структурой руководителя.
- Шаг 3. Фонд рабочего времени (ФРВ): Рассчитайте ФРВ в соответствии с производственным графиком по каждому сотруднику: рабочие дни, часы работы, ставка сотрудника, % (Пример —календарные дни минус отпуска/праздники: 120 часов/январь 2026 г. * 50% ставка = 60 часов), внесите мощность в 1С:PM для контроля полноты учета часов.
- Шаг 4. Объекты учета: Определите наиболее ключевые объекты учета, в рамках которых учитывается рабочее время и распределяется оплата труда, например: коммерческие проекты, государственные контракты, проекты по исследованиям и разработкам, разработки объектов НИОКР, НМА, объектов строительства, гранты, внутренние проекты или внепроектное время (административное время, поддержка инфраструктуры, маркетинг, участие в продажах), потери (больничные, отпуска). Классифицируйте время для раздельного учета ФОТ.
- Шаг 5. Учет времени. Организуйте учет времени трудовых ресурсов. Определите процедуру, информационную систему для учета и его периодичность, отчетность и элементы контроля.
- Шаг 6. Методика отражения заработной платы. Определить методику, по которой заработная плата пропорционально отработанному времени будет распределяться по объектам учета: направлениям деятельности, статьям расходов, счетам учета.
Общая схема учета трудозатрат и отражения ФОТ по проектам
Визуализация схемы процесса по учету трудозатрат и отражения оплаты труда в программном продукте «1С:ERP+PM Управление проектной организацией» представлена на рисунке 1. Схема иллюстрирует распределение трудозатрат по проектам через механизмы системы, включая ключевые этапы от фиксации трудозатрат до отражения оплаты труда:
Учет трудозатрат сотрудниками --- Ежемесячный отчет о загрузке персонала ---- Распределение рабочего времени ----- Отражение зарплаты в финансовом учете.
На схеме также представлены ключевые задействованные справочники и классификаторы:
- Проекты, этапы проектов
- Структура предприятия
- Трудовые ресурсы
- Направления деятельности
- Статьи расходов
- Способы отражения оплаты труда
Классификация сотрудников. Выделение пула трудовых ресурсов
Первым шагом проводим анализ сотрудников на предмет определения пула трудовых ресурсов, которые ведут учет трудозатрат и зарплата которых должна распределяться на стоимость проектов, контрактов, объектов НМА и НИОКР.
В зависимости от специфики деятельности предприятия все сотрудники и связанные расходы на оплату труда по характеру затрат классифицируются:
- Производственные (счет учета 20)
- Общепроизводственные (счет учета 25)
- Общехозяйственные (счет учета 26)
- Коммерческие (счет учета 44)
- Вложения во Внеоборотные активы (счет учета 08)
В «1С:ERP+PM Управление проектной организацией» и в «1С:PM» перечень производственных сотрудников хранится в отдельном справочнике «Трудовые ресурсы». Пример заполнения справочника представлен на Рисунке 2.
На скриншоте названия компаний и ФИО сотрудников - условные.
Организационная структура. Определение кадровых и управленческих (функциональных) подразделений трудовых ресурсов и руководителей подразделений
Для целей учета рабочего времени организационная структура необходима для распределения трудовых ресурсов по подразделениям и определения руководителей, которые будут отвечать за учет времени сотрудниками и подтверждать корректность внесенных данных.
Функциональная и регламентированная структуры предприятия могут отличаться между собой. Пример структуры подразделений с выделенными руководителями подразделений приведен на рисунке 3.
Наш опыт. У каждой организации существует организационная структура. Но часто требуется пересмотреть эту структуру перед внедрением системы планирования и учета трудозатрат. Нам потребовалось около 6 месяцев на то, чтобы договориться со всеми и пересмотреть структуру оптимальным образом. Это был самый длительный этап в проекте. Инженерный персонал были сгруппирован по функциональным подразделениям, вне зависимости от территории, определены и закреплены руководители инженерных подразделений.
На скриншоте названия компаний и ФИО сотрудников - условные.
Документ «Регистрация владельца ресурсов» (Рисунок 4) предназначен для организации разграничения прав при работе трудовых ресурсов.
На скриншоте ФИО сотрудников - условные.
Роли трудовых ресурсов
Роли трудовых ресурсов являются базовой аналитикой при построении системы планирования и учета рабочего времени. Роли могут быть предназначены для укрупненного планирования, расчета ТКП по ролям, оценки потребности в ресурсах по ролям.
В базовом варианте можно выбрать планирование не по ролям, а по трудовым ресурсам (в качестве ролей использовать сотрудников пофамильно).
Пример отчета с группировкой трудовых ресурсов по подразделениям и по ролям приведен на рисунке 3.
Пример справочника Ролей трудовых ресурсов в программных продуктах «1С:ERP+PM» и «1С:PM» приведены на рисунке 5.
Нормативы стоимости трудовых ресурсов
Для оценки затрат трудовых ресурсов не только в количественном, но и в стоимостном выражении, необходимо выбрать модель определения стоимости и внести нормативы стоимости трудовых ресурсов.
При определении модели нормативов стоимости ресурсов следует учесть:
- определять нормативы по ролям или пофамильно. Во втором случае потребуется система защиты персональных данных. В своей деятельности применяем нормативы по ролям.
- предусмотреть в нормативах стоимости возможный коэффициент роста оплаты труда, особенно при длительных проектах
- завести различные нормативы стоимости, например, внутренний, внешний, трансфертный
- включить в нормативы стоимости оплаты труда % страховых взносов
Пример заполнения справочника «Нормативы стоимости трудовых ресурсов» приведен на рисунке 6.
Определение фонда рабочего времени по трудовым ресурсам
Табельный Фонд рабочего времени (сокращенно «табельный фонд», «ФРВ») определяет общее доступное время инженерных сотрудников за отчетный период. С ФРВ сравнивают фактические трудозатраты, выявляя полноту и корректность учета времени.
Более подробно о табельном фонде рабочего времени: формулу и пример расчета, в каком типовом отчете «1С:ERP+РМ» вывести, читайте в статье «Трудовые ресурсы на максимуме: искусство ресурсного планирования и оптимизации загрузки в проектном управлении».
Периодичность учета рабочего времени
Необходимо определить периодичность, с которой будет проводиться учет рабочего времени:
- Ежемесячный
- Еженедельный
- Ежедневный
Периодичность учета трудозатрат и отражения зарплаты по статьям учета должна быть как минимум ежемесячной из-за требований трудового и налогового законодательства РФ, а также для ежемесячного формирования себестоимости и отчетности.
Алгоритм работы в программе 1С:ERP+РМ предусматривает проведение процедуры «Закрытие месяца» — ежемесячно. Пропускать и делать раз в квартал или год — нельзя. Можно закрывать месяцы один раз в квартал. Но такой вариант может себе позволить только совсем маленькая компания, с простым учетом, с небольшим количеством записей.
| Периодичность учета | Для кого подходит |
|---|---|
| Ежемесячный / еженедельный учет времени | Подходит для компаний, в которых основная цель — организовать раздельный учет, получить базу для распределения оплаты труда и формирования полной себестоимости по проектам. |
| Ежедневный учет времени | Подходит для компаний, перед которыми, в том числе, стоит цель повышения проектной дисциплины, обеспечения прозрачности работы, получения точной картины загрузки по проектам, оперативного выявления узких мест. |
Объекты учета трудозатрат. Коммерческие проекты, гранты, НИОКР проекты, объекты строительства, внутренние проекты, внепроектное время, потери: отпуска, больничные
На данном шаге определите и классифицируйте наиболее ключевые объекты учета рабочего времени для инженерных сотрудников, отражающие специфику учета в организации.
| Объект учета времени в проектно-ориентированной компании | Особенности учета, статья расходов для оплаты труда |
|---|---|
| 1. Коммерческие проекты |
Статья расходов «ФОТ (ПР)» сч.20. Основное производство. Формирование себестоимости продукции, работ. |
| 2. Государственные контракты |
Статья расходов «ФОТ (ПР)» сч.20. Основное производство. Исполнение государственных контрактов. Обязательное ведение раздельного учета, отдельная учетная политика, казначейское и банковское сопровождение. |
| 3. Гранты, субсидии |
Статья расходов «ФОТ (ПР)», «ФОТ (ОХ)», «ФОТ (НИОКР)» сч.20, 08, 26 или др. в зависимости от целевого использования гранта. Организация раздельного учета: целевое финансирование и собственные средства. В отчетности для грантодателя расходы собственных средств должны быть выделены отдельно и не смешиваться с целевыми средствами. |
| 4. Создание внеоборотных активов |
Статья расходов «ФОТ (НИОКР)» Исследования и разработки (НИОКР) учитываются на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» (субсчет 08.08 «Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ»). Затраты собираются по дебету 08.08, а при завершении работ формируют нематериальный актив (Дт 04) или списываются как расходы (Дт 91.02). Статья расходов «ФОТ (Создание ОС)» Участие сотрудников в разработке стендов, испытательных баз отражается на сч. 08.03. Строительство объектов основных средств. |
| 5. Внепроектное время производственного персонала (организационные задачи, совещания, административное время, поддержка инфраструктуры, контрольные функции для организации работы по проектам, участие в предпродажной и предпроектной подготовке, устранение замечаний по выполненным работам) |
Статья расходов «ФОТ (ОХ)» Административное (управленческое) время инженерных сотрудников, не связанное напрямую с производством конкретной продукции или выполнением работ, может быть отнесено на счет 26 «Общехозяйственные расходы». Статья расходов «ФОТ (ОПР)» Если инженер занят в производстве, но время административное, возможно использовать счет 25 («Общепроизводственные расходы») с ежемесячным распределением на 20 сч. |
| 6. Потери (больничные, отпуска). |
Статья расходов «ФОТ (ОХ)» или Статья расходов «ФОТ (ОПР)». Если в организации создается резерв на оплату отпусков, то отпускные списываются в дебет счета 96 «Резервы предстоящих расходов». |
Как организовать учет трудозатрат инженерных сотрудников по проектам
Следующим шагом после определения основных принципов, справочников и классификаторов для учета рабочего времени следует разработка процедуры учета трудозатрат.
Учет трудозатрат трудовых ресурсов можно организовать с помощью «1C:ERP+PM Управления проектной организацией», фиксируя время ежедневно или еженедельно.
В следующей статье поделимся нашим опытом внедрения процедуры ежедневного учета трудозатрат инженерного персонала в программном продукте «1С:ERP+PM Управление проектной организацией», интегрированной с системой таймтрекинга задач.
Отражение заработной платы по данным учета трудозатрат по проектам
В «1С:ERP+РМ» отражение заработной платы по данным учета трудозатрат по проектам реализуется через настройку способов отражения зарплаты и распределение по аналитике проектов. Это позволяет автоматически распределять ФОТ пропорционально отработанным часам или задачам из табеля, загрузочного файла или документов трудозатрат. О способах настройки, автоматизации и нюансах отражения заработной платы расскажем в отдельной статье.
Учет трудозатрат в «1С:ERP+PM» - снижение расходов до 15–25% без сокращения штата
Внедрение системы учета трудозатрат инженерного персонала в проектно-ориентированной организации — это не разовая задача, а фундаментальный инструмент для повышения рентабельности, прозрачности и эффективности проектного бизнеса. Мы подробно разобрали подготовительный этап: от классификации сотрудников и определения фонда рабочего времени до настройки справочников, ролей, нормативов и объектов учета в «1С:ERP+PM Управление проектной организацией».
Эти шаги позволяют точно распределять ФОТ по проектам, соблюдать требования законодательства (включая раздельный учет по госконтрактам и НИОКР) и выявлять резервы оптимизации — до 15–25% снижения расходов без сокращения штата.
Наш опыт показал, что инвестиции в такую систему окупаются за счет точной себестоимости, прозрачности учета и оптимизации загрузки. Правильно организованный учет превращает время в управляемый актив, напрямую влияющий на прибыль.
В следующих статьях мы углубимся в практические процедуры ежедневного учета времени и автоматизацию отражения зарплаты в 1С:ERP+РМ.