Введение
В проектно-ориентированном бизнесе нарушение сроков сдачи проекта — это не просто недовольный заказчик. Это замороженные деньги, сдвиг поступлений и рост вероятности кассового разрыва. Каждый день просрочки сдачи этапа по договору может стоить компании миллионы рублей в недополученной выручке, дополнительных затратах и штрафах.
По опыту внедрения «1С:PM Управление проектами», мы видим: 90% срывов сроков по проектам, и, как следствие, сдвигов денежных поступлений, можно узнать за недели до их фактического наступления, если наладить правильный процесс прогнозирования.
В этой статье мы рассмотрим, как финансовому директору проектно-ориентированной компании взять под контроль сроки выполнения проектов и обеспечить своевременность денежных поступлений по проектам и портфелю, не вмешиваясь при этом в производственную деятельность организации.
Как срывы сроков по проектам бьют по финансам
В проектно-ориентированном бизнесе традиционно основные деньги приходят по факту выполненных этапов проектов — эти этапы зафиксированы в договорах и графиках актирования.
Когда срок по этапу сдвигается, цепочка последствий выглядит так:
- Сдвигается поступление оплаты за выполненный этап проекта.
Если по договору оплата идёт после подписания акта или закрывающего документа, то задержка актирования на какой-то срок означает, что и деньги поступят на счёт позже на такой же срок. - Сдвигаются последующие этапы
В проектном графике этапы часто связаны. Если первый этап задержался, второй начнётся и завершится позже. Это запускает «эффект домино» — выручка и поступления по всему проекту «уезжают направо» на квартал или больше. - Когда проектов с такими проблемами несколько, может возникнуть кассовый разрыв, который придётся закрывать резервами, заёмными средствами (банковские кредиты, овердрафты, займы от собственников) или замораживанием других расходов. Даже если используются собственные резервы, это упущенные возможности — деньги могли быть инвестированы в другие проекты или размещены на депозит.
Можно ли финансовому директору заранее увидеть предпосылки задержки сроков по проектам, сдвиг поступлений и принять меры?
Спойлер: Да. Ниже — пошаговый план, как это сделать. Но для начала давайте посмотрим, почему у многих компаний не получается заранее увидеть риски сдвига сроков.
Почему сложно заранее увидеть срывы сроков и сдвиг денежных поступлений по проектам
Как происходит контроль сроков со стороны финансового директора во многих компаниях сегодня:
- Отчеты от руководителей проектов собираются раз в месяц или даже в квартал из-за трудоемкости процесса. В регулярном доступе информации по фактическим срокам реализации проектов нет.
- О предпосылках срыва сроков/ задержках не говорят или их невозможно увидеть в текущих отчётах. В результате в отчетах — все хорошо, а по факту получаем недостаток поступления денежных средств.
- Реальные задержки сроков вскрываются только на планёрках, когда уже очевидно, что договорной этап проекта сорван. В итоге реакция на задержки идет только постфактум, когда время и деньги уже потеряны.
Таким образом, чтобы заранее увидеть задержки сроков по проектам и сдвиги поступлений, нам нужно:
а) Внедрить систему отчетности, позволяющую видеть задержки сроков, когда они только начинают появляться.
б) Внедрить модель, позволяющую прогнозировать ДДС по каждому проекту в отдельности и портфелю в целом.
в) Отчеты не должны быть трудоёмкими для заполнения — так мы сможем обеспечить в них актуальные данные и увидим реальную картину, когда предвидится сбой.
Ниже представляем пошаговый план, как реализовать данные три задачи.
Как заранее увидеть срывы сроков по проектам и их влияние на маржинальность и денежный поток по проектам и портфелю: пошаговый план
Мы предлагаем начать с модели, которая не требует детальной проработки проекта до каждой элементарной задачи, но позволяет видеть прогноз по ключевым этапам и реагировать заранее.
Пошаговый план:
1. Составляем верхнеуровневый план каждого проекта
Разбиваем каждый договор на этапы актирования и крупные вехи без излишней детализации. Для каждого этапа рассчитываем дату сдачи, исходя из условий договора.
Моделируем связи между этапами проектов (push-модель: задержка на раннем этапе → автоматический сдвиг следующих). Автоматический расчет сроков связанных задач позволяет оценить влияние локального сбоя на общий срок сдачи договора.
2. Формируем БДДС, БДР по базовому/договорному плану проекта
В «1С:РМ» суммы поступлений привязываются к срокам актируемых этапов, благодаря этому бюджеты БДР и БДДС по проектам формируются и актуализируются автоматически. Например, если на каком-то из этапов произошел сдвиг сроков, в БДР и БДДС прогноз финансовых поступлений также сдвинется на аналогичный период. Таким образом, мы можем не только оценить маржинальность и денежный поток проекта в целом (по его завершению), но и спрогнозировать состояние этих показателей по периодам.
На скриншоте ниже видим, что маржинальность проекта на протяжении почти всего проекта (кроме января и февраля) положительная и в итоге составляет 8,76 млн рублей.
Аналогичный анализ система нам позволяет провести и по движению денежных средств:
На скриншоте мы видим, что несмотря на наличие авансов по этапам проектирование и поставки комплектующих, план по денежному потоку в начале проекта отрицательный, т.е. для выполнения работ в первые 2 месяца проекта необходимо привлечение дополнительных денежных средств.
3. Сводим информацию по проектам в единый портфель
На регулярной основе собираем информацию по проектам в единой таблице.
Мы видим наименования всех проектов, начало и завершение каждого проекта, доходы и расходы, поступления и выплаты, процент маржинальности - по каждому проекту и по портфелю в целом.
4. Еженедельно обновляем сроки по текущим этапам проектов
Еженедельно запрашиваем у руководителей проектов процент выполнения по каждому верхнеуровневому этапу и прогнозный срок завершения — чтобы увидеть наличие сдвига.
Например, поставщик срывает сроки по поставке оборудования, из-за чего сдвигается срок сдачи этапа проекта.
После сдвига сроков по поставке оборудования мы видим, что сроки сдачи этапа поставки повлияли на все последующие этапы и, как результат, сроки всего проекта сдвинулись с февраля на март 2026 года.
Важно: мы теперь не просто спрашиваем, когда сколько денег будет, и РП не просто заполняют эти данные для нас вручную, а РП работают с привычными для себя графиками, указывают актуальные сроки по текущим этапам.
5. Прогнозируем влияние отклонений на маржинальность и денежный поток проекта
Допустим, у нас произошел сдвиг сроков по одному из этапов проекта. РП отражает данный факт в «1С:РМ». Система автоматически проверяет, изменились ли сроки по другим этапам актирования и составляет новый прогноз. У финансового директора в ДДС автоматически отражается новый прогноз поступлений с учетом всех изменений по проекту.
Поскольку итого по году денежный поток по проекту выдерживается, а сдвиг наблюдается всего на месяц, данное изменение может быть воспринято ГИПом как не существенное и при ручной актуализации отчетности может быть упущено.
Но т.к. это не сдвиг разового платежа, а системный сдвиг, влияющий на денежный поток на протяжении большей части года, то, как результат, необходимо сдвигать плановые выплаты проекта.
6. Прогнозируем денежный поток по портфелю проектов
Естественно, оценить денежный поток по одному проекту недостаточно. Все проекты находятся в разном состоянии, поэтому необходимо рассматривать весь портфель проектов, например, в формате дашборда, позволяющего оценить не только сам денежный поток на текущий период, но и сравнить его с данными по предыдущему периоду, а также сравнить факт актирования и оплат.
Что получаем в итоге
Используя 1С:РМ для регулярного анализа, финансовый директор получает возможность:
- Раннее предупреждение о срыве сроков — за 2–4 недели до его наступления.
- Прозрачную связь: сдвиг сроков этапов равен сдвигу выручки и денежного протока (в цифрах и датах, а не в догадках).
- Возможность инициировать управленческие меры для предотвращения срыва сроков, или, если это невозможно, заранее запланировать под просрочку ресурсы.
- Снижение вероятности кассовых разрывов и рост управляемости финансовых потоков.
Инструмент прост в применении. Внедрить такую модель в компании можно самостоятельно уже в течении 2-х месяцев
Хотите узнать, как за 2 месяца внедрить модель контроля сроков и прогноза ДДС по проектам и портфелю у вас?
Если хотите увидеть, как работает описанная выше модель и перестать работать в режиме «пожаров» — запишитесь на встречу с экспертом ITLand.
За 15 минут вы увидите на реальных данных:
- Как собрать все данные по проектам в единой системе
- Как в несколько кликов создать верхнеуровневый план по проектам
- Как финансовому директору получать отчеты и, видя сдвиг поступлений по проектам, заранее принимать меры по минимизации последствий сдвига вместо постоянного тушения пожаров
- Как за 1-2 месяца настроить и автоматизировать процесс контроля прогнозов актирования и поступлений в программе «1С:РМ Управление проектами»