Многие бизнес-задачи структурированы в виде проектов
Проекты, программы и портфели проектов - удобный формат структурирования, который используется в самых разных отраслях. Наше решение для Офисов Управления Проектами (ОУП) и проектов развития поддерживает все основные понятия проектного управления - планирование сроков и структуры задач, управление их статусами, назначение ресурсов и ответственных, контроль бюджетов, фиксирование результатов, накопление полезных знаний. С помощью решения можно привести все данные по проектам в порядок и добиться максимально возможной эффективности, а значит и рентабельности.
«1С:Управление Проектным Офисом» - самостоятельный продукт и составная часть ERP-систем
«1С:Управление Проектным Офисом» - продукт, на котором базируется решение, стал популярным среди проектно-ориентированных организаций и получил широкое распространение. Сотни компаний используют эту информационную систему «в чистом виде», а также в составе более сложных и специализированных ERP-систем:
Предупрежден - значит вооружен
С помощью «1С:Управление Проектным Офисом» можно немедленно узнавать о расхождениях фактического положения дел с запланированным. Например, если какие-то работы не будут выполнены вовремя, об этом станет известно не по факту срыва общего графика проекта, а во время прохождения очередной контрольной точки (когда придет оповещение) или даже раньше (если посмотреть на показатели самостоятельно). Нарушение платежного графика тоже перестает быть сюрпризом, любые выходы за рамки бюджетов сразу заметны. Оперативная информация об отклонениях от запланированных показателей дает возможность быстро обработать ситуацию и устранить сбои, не давая им оказать негативное влияние на весь проект или портфель проектов. Ускоряя завершение проектных работ и их сдачу заказчикам, предотвращая штрафные санкции, сокращая другие финансовые потери можно значительно повысить рентабельность проекта, портфеля, бизнеса в целом.
Решение служит для координации проектно-ориентированной деятельности. В системе фиксируются все важные данные по проектам и портфелям проектов, а также автоматически отслеживаются ключевые показатели - соблюдение сроков и бюджетов, загрузка ресурсов и т.д. При помощи удобной и наглядной отчетности, системы оперативных оповещений ответственных сотрудников, анализа загрузки ресурсов и других функциональных возможностей решение повышает эффективность управления, помогает добиваться роста рентабельности проектов и портфелей.
Целевая аудитория решения - руководители департаментов и отделов, оперирующих понятием "проект"
Оптимизация распределения ресурсов, накопление полезных знаний по нормированию работ и результативной последовательности их выполнения (шаблоны проектов), другие техники проектного управления, воплощенные в решении, делают его удобным помощником любых проектно-ориентированных организаций, департаментов и отделов. В частности, среди активных пользователей решения руководители и сотрудники:
- Планово-производственных (планово-экономических) отделов;
- Департаментов информационных технологий;
- Департаментов качества;
- Департаментов развития;
- Офисов Управления Проектами.
Решение содержит все основные функции, необходимые для проектного управления
Функционал решения включает управление:
- Портфелями, программами и проектами
- Ключевыми показателями и событиями
- Финансами проектов
- Сроками
- Проектными задачами, работами и операциями
- Трудовыми и материальными ресурсами
- Знаниями
- Контрактными обязательствами с заказчиками и подрядчиками
- Документами (через интеграцию с системами документооборота)
- Рабочим временем
- Рисками (в области сроков)
Решение базируется на информационной системе "1С:Управление проектным офисом" и методологии, разработанной экспертами ITLand в ходе ведения проектов автоматизации управления в десятках различных компаний. Получилось очень компактное и функциональное ядро, которое в дальнейшем послужило основой для создания нескольких более крупных решений.
Проектный треугольник ITLand для офисов управления проектами
Основными контурами управления для проектных офисов являются финансы, ресурсы и проекты. Поэтому концептуальная архитектура решения представляет собой консолидацию всех данных по проектам и портфелям проектов, с акцентом ключевых показателей на контроле этих контуров:
Встроенное масштабирование отчетности
Предусмотрена отчетность как раздельно по контурам, так и интегрированные отчеты. При анализе ситуации и разработке планов можно варьировать масштаб просмотра данных. Так, руководитель офиса управления проектами может ознакомиться с актуальными данными:
- По организации в целом, подразделениям или конкретным сотрудникам;
- По портфелям проектов, программам проектов, проектам, этапам и отдельным задачам;
- На уровне обязательств в целом или конкретных документов.
Архитектура и возможности информационной системы «1С:Управление проектным офисом» подробно рассмотрены в разделе, посвященном этому продукту.
Решение технологических и управленческих задач проектного офиса
Управление проектным офисом и проектами развития связано с координацией большого числа разноплановых задач. Без удобного структурирования это создает хаос, который часто приводит к задержке или срыву сроков, выходу за рамки бюджетов и другим нарушениям планов. Следить за ключевыми показателями по основным контурам управления значительно эффективнее. Это освобождает время руководителей для стратегического планирования и позволяет добиваться намеченных целей с минимальными затратами.
Тезисно основные преимущества, которые получают пользователи решения «1С:Управление проектным офисом», выглядят следущим образом:
- Видна общая картина проектной деятельности в любом масштабе, от программ и портфелей проектов до отдельных задач.
Полный контроль финансов - Четкое бюджетирование, начиная с уровня этапов проектов и выше.
Управление сроками - Полная ясность по всем срокам, их срывам или изменениям.
Загрузка ресурсов - Наглядно видна неоптимальная загрузка ресурсов, можно перераспределить их для повышения рентабельности.
Управление ответственностью - Конкретный ответственный за каждую задачу, этап, проект. В системе хранится история всех действий и решений.
Проектная и управленческая отчетность - Проектная и управленческая отчетность доступна буквально в любой момент времени, фактически система ведет непрерывный аудит проектной деятельности.
Нормирование, «лучшие практики» - В корпоративной базе знаний накапливаются контактные данные, проектный и технологический опыт, шаблоны, нормативы трудозатрат, длительности и стоимости работ.
Эффективное управление активами - В системе реализован комплексный подход к управлению активами, финансами и ресурсами компании. В сочетании различных аналитик лучше видны возможности для оптимизации и повышения рентабельности.
Управление рисками по срокам - Риски являются неотъемлемой частью любой деятельности. В проектном управлении риск-менеджмент занимает особое место, и наше решение учитывает это. С помощью нашего решения Вы сможете контролировать риски и минимизировать их влияние на свой бизнес.
Увеличение качества выполнения проектов - Полезный опыт, накапливаемый в системе, контактная информация, шаблоны проектов и другие данные начиная с определенного момента трансформируются из количественного в качественный эффект. С помощью решения можно использовать весь объем данных, созданных в процессе деятельности, причем делать это структурированно и системно.
Масштабируемость
С помощью нашего решения руководство проектным офисом и проектами развития получает полный контроль над всеми ресурсами, сроками, финансами. Система дает полную ясность по плановым и фактическим показателям на уровне этапов, проектов, программ и портфелей проектов. Загрузка ресурсов также прозрачна, видны простои и авралы, удобно выравнивать распределение по проектам и повышать их эффективность. Совокупный эффект качественный - за счет высвобождения времени и накопления полезных знаний растет качество планирования и выполнения проектов.
Главные результаты, которые решение дает бизнесу:
- Сложно оценить, какой ущерб наносит беспорядок в записи и хранении данных - обычное явление для "стихийных" и недостаточно организованных офисов управления проектами. Специализированное решение помогает привести в порядок всю полезную информацию, выделить главное. Это экономит время, дает возможность заниматься делом вместо того чтобы переспрашивать коллег, искать бумаги, уточнять цифры и контакты. Аккумулятивный эффект от целеноправленной работы дает дополнительный толчок, иногда критически важный для успешности проекта. Чем быстрее команда видит практические результаты своей работы, тем быстрее появляются следующие позитивные результаты.
Портфельное управление
- Принципиально важное отличие управления портфелями проектов - стратегический подход, в отличие от тактического на уровне единичных проектов. Используя перераспределение ресурсов между проектами, выстраивая преемственность результатов, оптимизируя финансовые потоки можно значительно повысить рентабельность своей деятельности. Решение содержит весь необходимый функционал для управления портфелями проектов.
Оперативное реагирование на сбои
- Если проект можно заранее спланировать безукоризненно, то это уже не проект, а процесс. В отличие от процессного управления, проектное по определению подразумевает неопределенность. Наше решение помогает отслеживать ключевые показатели и придерживаться запланированных сроков и бюджетов, несмотря на все неожиданности, возникающие по ходу реализации. При отклонениях от плановых значений показателей ответственные сотрудники получают уведомления, и приступают к решению проблем немедленно. Это дает ключевое преимущество, по сравнению с запаздывающим анализом уже сорванных графиков работ и бюджетов.
Эффективное управление рисками
- Несмотря на все предосторожности и внимание, риски есть всегда. В проектной деятельности они особеннно высоки. Но при помощи информационной системы можно учитывать, анализировать и минимизировать влияние, которое они оказывают на результаты. Сравнивая риски в различных проектах можно установить закономерности и учитывать их в дальнейшем. При помощи нормирования и шаблонов проектов создается информационный "скелет", который помогает защитить свои планы от случайностей.
Четкое, стуктурированное фиксирование всех данных. Полный порядок
Не нашли ответов на свои вопросы? Свяжитесь с нами, и менеджер ITLand предоставит дополнительную информацию.
Если Вы сразу можете четко сформулировать свой вопрос или предложение - воспользуйтесь анкетой обратной связи, это ускорит ответ.
Быть в курсе новостей о новых продуктах, услугах и мероприятиях ITLand очень просто. Для этого достаточно оформить подписку на наши новости.
Не забывайте также, что все основные решения ITLand можно попробовать в действии до приобретения и внедрения. Закажите тест-драйв, чтобы лично ознакомиться с возможностями системы и принять взвешенное решение. Менеджер ITLand свяжется с Вами, договорится об удобном формате и времени дальнейшего общения.
