Планирование проектов. Как попасть в заданный целевой диапазон
Процесс планирования можно разделить на тактическое (до года) и стратегическое (до пяти лет).
В первом случае говорим о выполняющихся (текущих) проектах. По ним вероятны «прыгающая» загрузка и неожиданные срывы сроков. Для минимизирования количества таких рывков планирование ресурсов тесно увязывается с отслеживанием выпуска объемов и резервов по каждому проекту. Нужно уметь быстро нарастить ресурсную базу или освободить незадействованные ресурсы. Управление портфелем позволяет гасить неравномерное распределение ресурсов за счет балансировки, то есть перебрасывать их с одних проектов на другие.
Во втором случае рассматриваем стратегическое планирование. Помимо выполняющихся проектов существуют перспективные, которые находятся на стадии обсуждения, тендеры, партнерские проекты. Это вероятностная категория, потому что контракты по ним могут быть заключены или нет. Между тем, для подписания договоров и выдерживания взятых обязательств нужно располагать ресурсной базой для их выполнения.
Сроки могут быть четко прописаны в контракте, даже со штрафными санкциями за нарушение. На практике начало проекта может быть отложено или ускорено. Эта неопределенность также влияет на загрузку, которую нужно оценивать и учитывать.
Решение 1С:РМ содержит инструментарий для балансировки ресурсов. которые позволяют:
- формировать и балансировать планы по проектам, объемам, ресурсам
- создавать сводный тематический план (производственную программу) для определения годовых целевых показателей
- строить прогнозы развития и отслеживать отклонения в ходе выполнения проектов на основании фактических данных
- принимать верные управленческие решения о путях достижения годовых целевых показателей.
Виды ресурсов проектов. Совпадают ли потребности в ресурсах с имеющимися в организации
Проектное управление – это в большей степени управление людьми. Например, в проектных организациях, разрабатывающие чертежи, конструкторских бюро, изыскательских и похожих компаниях реализуются преимущественно ресурсоемкие (трудоемкие) проекты. В них сотрудники - основные ресурсы организации. Результаты работы определяются компетенцией и квалификацией персонала.
Для развития бизнеса нужно или привлечение большего количества сотрудников с достаточным уровнем компетенции, или повышение производительности текущего персонала.
В первом случае найти и обучить сотрудников требуется за полгода до момента выхода на проект. Во втором - располагать информацией о наличии и объеме незапланированных работ (переделок уже выполненных).
Регулярный контроль качества снижает затраты на переделки и повышает рентабельность. Анализ трудозатрат, выявление простоев и использования рабочего времени не по назначению снижает потери.
В некоторых отраслях, например, в инжиниринге, на проектах также задействуются материально-технические ресурсы (техника, транспорт, расходные материалы, комплектующие).
Программа «1С:РМ» позволяет проанализировать в разрезе трудозатрат ведущих специалистов и ключевых подразделений текущие и перспективные проекты. Отчеты «1С:РМ» покажут, хватит ли мощности ресурсов организации для выполнения проектов.
Учет рабочего времени и расписание. Как сократить процент потерянного времени с помощью табеля (таймшит)
Важный вопрос – правильная организация контроля выполнения задач и оптимизация использования трудовых ресурсов.
На помощь приходит автоматизация рутинных операций, таких как учет рабочего времени, составления расписания, создания календарей. В «1С:РМ» настроены календари «базовые», «пятидневка» и так далее. Пользователь «1С:РМ» может создать персональный календарь (расписание) со своими выходными днями.
«Табель учета рабочего времени» или timesheet позволяет вести учет рабочего времени по проектам. Сотрудники вводят информацию о израсходованном рабочем времени в течении рабочего дня по проектным и непроектным задачам, потерянном времени. На основании табелей руководитель анализирует качество использования времени и контролирует выполнение задач.
Timesheet (Таймшит) — это бумажный или электронный документ для учёта рабочего времени сотрудников для фиксации количества отработанных часов, распределения продуктивного и непродуктивного времени по задачам или проектам. Аналог «табеля учёта рабочего времени».
Управление ресурсами предприятия. Зачем нужен кадровый резерв
В проектном управлении существует много стратегий работы с ресурсами: контроль плана загрузки по проектам, портфелю, производственной программе (текущим и перспективным проектам), определение мощности организации.
Особенностью программы «1С:РМ» является ролевая структура трудовых ресурсов, созданная для облегчения планирования, управления и анализа проектного управления.
Например, пользователь «1С:РМ» может выделить конкретные ресурсы (проектировщика, рабочего) в периоде времени на проект.
Управление ресурсами предприятия накладывает на руководителя ответственность за трудовые и материально-технические, финансовые ресурсы, а также за ход и завершение проектов в срок. Это требует профессионализма, вовлеченности и концентрации на проектных задачах.
Даже работа с поставщиками, партнерами, субподрядчиками – по сути, кадровый вопрос. Ведь общение, договоренности и контроль выполнения выполняют сотрудники. Наша программа по управлению проектами «1С:РМ» помогает автоматизировать технологические процессы, но люди решения принимают люди.
Ресурсный план, график, объемы, БДР И БДДС проекта. Как добиться взаимосвязанности и актуальности информации
Распространенная практика ведения структуры проекта в одном приложении (например, MS Project), а ресурсных планов, бюджетов - в других (в Excel и онлайн-таблицах) не дает взаимосвязанного редактирования и пересчета информации. При выделении на проект ресурсов не в тех объемах, которые запрашивали, задача сравнений и пересчетов планов становится сложно выполнимой.
Управление проектами в «1С:РМ» взаимосвязывает планы проектов с учетной информацией и отображением факта в план-графиках, ресурсных планах, объемах, БДР и БДДС проекта. В результате соблюдаются показатели по срокам, бюджетам, объемам и ресурсам проектов.
Балансирование ресурсов. Как оптимизировать использование и избежать перегрузки команды
Жизненный вопрос – как поступать в случае нехватки ресурсов. Важно учитывать не только наличие, но и сыгранность проектных команд. Механическое увеличение числа сотрудников повышает энтропию в команде, может не ускорить ход работ, а замедлить и даже застопорить.
Горизонты решения проблем с ресурсами также различаются по срокам. Выделим три уровня:
1. Операционный уровень (в течение недели, месяца). Решается использованием резервов, овертаймами, авралами, другими действиями силами проектной команды без привлечения новых ресурсов.
2. Тактический уровень (1 месяц - год). Поменять кадровый состав, осторожно попробовать другую, экономичную технологию. Важно обойтись без больших перемен, потому что серьезная смена ресурсной базы, людей, технологий создаст лавину рисков, которые нивелируют экономию и могут привести к краху проекта.
3. Стратегический уровень (от 1 года). Это территория значительных перемен: поглощения других компаний, создание ресурсных центров, наработка базы надежных подрядчиков, реинжиниринга, смены управления и кадров.
На каждом уровне важно бороться за качество, потому что ошибки и упущения никуда не исчезнут в дальнейшем.
Чтобы избежать патовой ситуации, проектная компания должна тщательно выстроить сигнальную систему. Руководству нужны каналы связи и оповещения о перерасходе ресурсов, чрезмерном потреблении резервов, других проблемах – как по проектам, выполняемым самостоятельно, так и по тем, которые передаются субподрядчикам. Это функции комплексной автоматизированной системы по управлению проектами.
Проектный офис и его задачи. Как контролировать объемы, загрузку и рентабельность
Руководитель проектного офиса отвечает за выполнение объемов в портфеле, загрузку подразделений и рентабельность, достижение прочих целей. При формировании программы проектов организации нужен прогноз объемов работ, сравнение с прогнозом загрузки и оценка маржинальности.
Отчеты и графики программы «1С:РМ» дают ответы на вопросы:
- Укладываются ли прогнозы по портфелю в заданный целевой диапазон
- Какой объем уже законтрактован или будет по конкретному портфелю
- Выполним ли наш план
- Совпадают ли потребности в трудовых ресурсах с наличием в компании
- Сбалансирован ли портфель
- Выходим ли на заданную рентабельность
- За счет чего повысить эффективность
Какие задачи управления ресурсами проекта решает 1С:РМ
Наша компания ITLand предлагает решение для комплексного управления проектами уже 20 лет. Программы линейки «1С:РМ» разработаны для повышения эффективности управления проектами, финансами, заказами и ресурсами для малых, средних и крупных предприятий.
Инструменты программ линейки «1С:РМ Управление проектами» позволяют пользователю также проводить профессиональное управление ресурсами:
- Планировать и корректировать трудовые, технические и материальные ресурсы на этапах и задачах проекта
- Формировать календарно-ресурсные графики: планы трудозатрат, потребности в материальных ресурсах в привязке к срокам проекта
- Анализировать выполнимость текущих и запланированных проектов
- Определять перегрузы, простои ресурсов и организовать равномерную загрузку проектного производства
- Реагировать на возникающие риски проекта
- Контролировать соблюдение сроков проектов и прямых расходов по контракту
- Планировать и контролировать выполняемые объемы работ
Посетите страницы для подробного ознакомления с вопросами управления проектами и ресурсами в «1С:РМ»:
Глоссарий
Ресурсы проекта включают в себя:
- Трудовые ресурсы
- Материально-технические ресурсы
- Финансовые ресурсы
- Трудовые ресурсы — квалифицированный персонал, который отвечает за выполнение задач и достижение целей проекта. Управление ресурсами (трудовыми) включает в себя планирование рабочего времени, распределение задач и контроль выполнения. Эффективное управление трудовыми ресурсами позволяет оптимизировать использование человеческого потенциала и повысить производительность.
- Финансовые ресурсы - бюджет и денежные средства организации. Управление финансовыми ресурсами включает в себя планирование бюджета доходов и расходов (БДР), бюджета движения денежных средств (БДДС), контроль затрат и анализ финансовых показателей.
- Материально-технические ресурсы - оборудование, услуги, расходные материалы, сырье, материальные средства. Управление материально-техническими ресурсами требует тщательного планирования и контроля, чтобы избежать избыточных затрат и задержек.
- Проектный офис – подразделение, которое централизует и структурирует управление проектами в организации