Выход новой редакции программы для комплексного управления проектами и фирмой
5 сентября 2024 года вышла новая редакция 3.1 программного продукта «1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой» с использованием функциональности «1С:PM Управление проектами ПРОФ», редакции 5.0, разработанного совместно компанией ITLand и фирмой «1С».
«1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой» решает задачи комплексного управления проектами и фирмой от заказа до финансового результата.
Если кратко резюмировать новое в «1С:УНФ+PM Управление проектной фирмой» ред. 3.1, то добавилась возможность:
- работать с многомерными проектами
- создавать различные модели управления и множество видов планов проекта
- формировать сквозные сценарии планирования
- редактировать любую версию плана
- указывать мощность команды на проект.
В этом обзоре расскажу про текущую и добавленную функциональность программы и решение задач проектно-ориентированных компаний.
Что «болит» у работающих с проектами фирм
Сегодня на повестке дня стоят две основные задачи - импортозамещение и повышение эффективности. Если уточнить формулировку, то больше конкурентных преимуществ у компаний, которые смогли увеличить производительность труда и выработку.
В проектно-ориентированных организациях возникают некие «проектные качели». То делать нечего, то делать некем, и ситуация движется по синусоиде вверх, вниз. В текущих условиях любая компания, которая имеет свою рыночную нишу, интересный продукт отмечает у себя перегруз по работе. При этом, чтобы обогнать конкурентов, пятилетку надо выполнить в 3-4 года.
Параллельно выполняется несколько проектов. При их растущем объеме часто не начать новый проект, так как не хватает сотрудников. Чтобы новые кадры смогли приступить к работе, нанять и обучить их надо было еще вчера. Или другая крайность - сотрудников много, но они ничего не успевают.
Системная проблематика - отсутствие оперативной информации о состоянии проектов. Как быстро понять, сколько проектов, что конкретно в каждом, насколько он эффективен, рентабелен, что с загрузкой, поставками и так далее.
Каждые проект уникален и завязан на конкретных исполнителях. А где тонко — там и рвется. Поэтому встает системный вопрос — типизация, систематизация, составление реестров проектов, шаблоны, нормативы и так далее.
Когда организации растут, появляются подразделения, через которые сквозняком проходят проекты. Барьеры, слабая связь между отделами снижает эффективность проектной деятельности.
Производство задерживает заказ, который влияет на выполнение проектных работ. Высокий процент переделок удлиняет сроки проектов. Как следствие - уменьшение рентабельности, попадание в кассовые разрывы. Не отследили, что закончились деньги – в результате нечем платить поставщикам, специалистам.
Знакомо? Решить эти задачи можно с помощью российского программного продукта «1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой».
Управление проектной фирмой. 1С:УНФ+РМ как инструмент повышения эффективности для малого бизнеса
Для выстраивания управления организацией, во-первых, нужны люди, во-вторых, налаженные бизнес-процессы, в-третьих, программный продукт. Мы предлагаем выстроить качественное системное управление проектами и компанией малого бизнеса с помощью «1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой». Продукт разработан совместно с фирмой «1С» на основе накопленного опыта автоматизации 500+ крупных проектно-ориентированных организаций и специально адаптирован под потребности малого бизнеса, растущих компаний. «1С:УНФ+РМ» включен в прайс-лист фирмы «1С», входит в реестр российского программного обеспечения.
Функциональность «1С:УНФ+РМ» объединяет в одном информационном пространстве:
Управление проектами:
- Темплан и загрузка
- Работы, сроки проектов
- Ресурсы проектов
- Объемы, бюджеты
Комплексное управление фирмой:
- CRM
- Проектные подразделения
- Подрядчики в проектах
- ТМЦ в проектах
- Экономика проектной фирмы
Разберем подробнее каждую подсистему.
Тематическое планирование проекта и загрузка
В начале работы с «1С:УНФ+РМ» пользователь попадает на стартовую страницу и может выбрать персональные настройки рабочего стола:
- по проектам
- по проектам и портфелям
- по проектам и портфелям (по уровням), где выстраиваются многомерные планы.
В панели руководителя «1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой» представлена совокупность конкретных проектов, а ниже - список из несколько групп проектов: дизайна, инжиниринга, консалтинга и разработки. По ним выведены показатели, сроки и так далее. Это проекты, с которыми организация работает в данный момент.
У них есть соответствующие статусы, руководители, можно вывести различные показатели и проводить мониторинг верхнего уровня.
Программа позволяет формировать тематический план, содержащий сводную информацию: выработку, выручку, трудоемкость по текущим и перспективным проектам.
Можно разделять проекты на выполняемые собственными силами, подразделениями или внешними субподрядчиками, выводить показатели по периодам.
Планирование хотя бы на полгода вперед уже говорит о системном подходе к управлению. Какие-то организации составляют планы на более долгосрочные горизонты, какие возможны в их виде деятельности -год, полтора, 3, 5 и более лет.
Для трудоемкого производства важно видеть, планировать текущую и перспективную загрузку по проектам, сравнивать ее с реальной мощностью организации.
Функциональность «1С:УНФ+РМ» формирует графики загрузки по текущим и перспективным проектам. Руководитель сразу увидит, например, перегрузку и сможет оперативно принять решение привлечь субподряд, увеличить интенсивность работ, нанять и обучить новых сотрудников, передать работу смежникам и т.д. В «1С:УНФ+РМ» можно смотреть как сводную, так и загрузку по конкретным проектам.
Таким образом, при растущем объеме проектов программа поможет заблаговременно увидеть болевые точки, скорректировать загрузку трудовых ресурсов и получить доход от новых направлений.
Планирование работ выполнения проектов и сроков
В «1С:УНФ+РМ» каждый проект содержит структуру работ по этапам, вехам, специалистам, управлению. Работы декомпозируются по типам: проектирование, комплекты, закупка, поставка комплектующих, монтаж системы, пусконаладка, приемо-сдаточные испытания, настройка оборудования, обучение заказчика и т.д. В цикле работ, которые содержат взаимодействия между участниками проектной команды, в задачах можно настроить разные виды связей и прописать ограничения.
Из интересного в системе есть такие связи между элементами, когда они привязаны к началу и окончанию работ. При изменении конкретного этапа пересчитываются и сдвигаются последующие сроки работ, то есть задача становится «резиновой». Такие типы связей в задаче мы называем «гамак». То есть в конкретной задаче можно указать фиксированную продолжительность, трудоемкость, интенсивность. При увеличении длительности задачи также увеличивается натуральный показатель по затрачиваемым на ее выполнение ресурсам, например, трудоемкости.
Проекты по уровню реализации. Многомерные проекты
«1С:УНФ+РМ» содержит функциональность для ведения многомерных проектов по уровням с многими видами планов. То есть, многомерный проект – один проект, имеющий несколько взаимосвязанных планов с разными видами данных.
Например, можно вывести 3 вида планов одного проекта: договорной, укрупненный график, рабочий сетевой график.
Это востребовано организациями, которые намеренно не сводят различные взгляды на конкретный проект в один план-график. «1С:УНФ+РМ» может построить календарный план работы с точки зрения договорных отношений с заказчиком. Этапы работ в нем будут соответствовать календарному план-графику. Задачи из плана ниже уровнем привязываются к конкретному проекту.
В программе также можно вывести укрупненный график, по которому делается оценка по задачам, трудоемкости, материалоемкости и проводится пересчет в стоимость. Или рабочий/частный сетевой график с глубокой декомпозицией по конкретным задачам, которых значительно больше, чем в укрупненном графике. При этом этапы рабочего сетевого графика ссылаются на соответствующие этапы укрупненного.
Если говорить о новых возможностях редакции 3.1. «1С:УНФ+РМ» по управлению работами, сроками и содержанием проекта, то это:
- ведение объемных графиков в редакторе планов;
- обновленная диаграмма Ганта, синхронизированная с деревом задач;
- одновременное редактирование нескольких планов проекта;
- отображение таймлайна проекта;
- дополнительные ограничения расчета сроков проекта;
- планирование рабочего времени внутри дня;
- рабочие календари проектных ресурсов, базовые и зависимые календари;
- поддержка задач с типом «Гамак»;
- связь ресурсов и сроков проекта через интенсивность;
- поддержка возможности неоперативного расчета сроков проекта.
Планирование ресурсов проекта
Функциональность «1С:УНФ+РМ» позволяет установить в редакторе ресурсных планов различные пользовательские настройки или выбрать в системе группу с заданными значениями колонок.
Пользователь программы может добавлять свои виды ресурсов, редактировать, группировать данные в различных разрезах, структурировать, агрегировать и далее уже анализировать данные из единой системы. Например, посмотреть трудоемкость, сделать расчет по нормам стоимости, пересчитать затраченные на выполнение работ часы в стоимость.
«1С:УНФ+РМ» позволяет задавать внутренние, внешние, и прочие нормы стоимости. Программа пересчитает их в различные показатели, стоимостные характеристики. Например, можно вывести общую стоимость и стоимость только по трудовым ресурсам.
В «1С:УНФ+РМ» настроен табличный редактор. Через него пользователь легко может изменять значения данных. Например, поправить конкретную цифру или итоговое значение. Программа сама пересчитает все значения по периодам согласно профилям распределения, заданным при планировании.
Функциональность «1С:УНФ+РМ» позволяет анализировать текущую, перспективную загрузку по всему портфелю проектов и по конкретному проекту. На графике отображаются значения по доступности ресурсов, загрузке, отклонениям: перегрузке или простою.
Если перегрузка или простой попадает в значение допустимых отклонений, значит с точки зрения выполнимости, все идет нормально. При отклонениях в 30-50% в одну или в другую сторону может быть нехватка ил переизбыток ресурсов на одном проекте. Либо делать некем, либо сотрудникам делать нечего.
Таким образом, в рамках конкретного проекта появляются незапланированные затраты, срывы сроков работ. Это влияет на стоимость, длительность проекта, и ставит под вопрос его выполнение.
В новой редакции 3.1. «1С:УНФ+РМ» по управлению ресурсами появились следующие возможности:
- табличный редактор ресурсов и результатов проекта с возможностью указания комментариев к ячейкам;
- редактирование в табличном редакторе ресурсов и результатов по сценариям «План» и «Факт + Прогноз»;
- управление периодами вывода данных в табличном редакторе;
- актуализация данных: по фактическим данным, с перепланированием.
Планирование бюджета проекта и объема работ
В табличном редакторе «1С:УНФ+РМ» можно редактировать значения по доходам, расходам, движению денежных средств, смотреть подробную аналитику по статьям, периодам: в какие периоды были расходы на командировки и по каким задачам, по каким этапам распределилась выручка.
Функциональность «1С:УНФ+РМ» отображает в редакторе планов:
- Элементы плана
- Ресурсы в стоимостном выражении
- результаты в количественных и стоимостных показателях
- бюджет доходов и расходов (доходы, расходы, маржинальность как разницу между ними)
- бюджет движения денежных средств (поступления, выплаты, маржинальность как разницу между ними)
«1С:УНФ+РМ» упрощает анализ бюджетов доходов и расходов, движения денежных средств за счет отображения на диаграмме плановых, фактических данных и отклонений как по конкретным проектам, так и по всей совокупности на текущий момент и накопительно.
В редакции 3.1. «1С:УНФ+РМ» появились новые возможности по проектному бюджетированию:
- редактирование БДР и БДДС во встроенном табличном редакторе;
- редактирование в табличном редакторе экономических данных по сценариям «План» и «Факт + Прогноз»;
- управление периодами вывода данных в табличном редакторе;
- актуализация данных БДР и БДДС по фактическим данным, с перепланированием;
- возможность указания комментариев к ячейкам табличного редактора;
- учет экономических данных в валюте управленческого и регламентного учета, в валюте операции;
- выделение НДС в экономических данных.
Управление изменениями в проекте
Для отслеживания целевых показателей «1С:УНФ+РМ» формирует наглядный «Монитор проекта». В него можно вывести процентные показатели готовности, освоенных ресурсов, доходов, выплат, маржинальности и другие значения. Сводная информация сокращает время на принятие управленческих решений и повышает эффективность управления изменениями в проекте.
Единая система управления проектами и фирмой малого бизнеса
В единой системы «1С:УНФ+РМ» взаимосвязана проектная и общефирменная деятельность. Пользователь может управлять не только проектами, но и руководить бизнес-процессами всей фирмы.
Внутри «1С:УНФ» есть CRM-система с настройкой взаимодействия с заказчиками, воронки и так далее. Можно делать дополнительные интеграции с внешними системами.
Инструменты «1С:УНФ» позволяют пользователю видеть взаимосвязи заказов, закупок, актирования, оплат по проектам. Например, можно загрузить первичный документ из контура «1С:УНФ» «Заказ покупателя» с конкретными поставками, оплатами и увидеть, с каким конкретным проектом, планом и его элементом он связан. Поступили денежные средства и сразу распределились на конкретный проект, задачу.
В отчете «Связанные документы» отображается дерево документов:
- заказ покупателя
- заказ поставщику
- приходная накладная
- акт выполненных работ
- поступление на счет
- и пр.
В программе возможно сделать пользовательские настройки по формированию структуры отчетных форм.
В «1С:УНФ» можно формировать отчеты для отслеживания движения товаров по складам, остаткам, продажам в привязке к конкретному проекту и задаче через отчеты:
- Движение товаров по проектам
- Остатки товаров на складах по проектам
- Продажи по проектам
Функциональность «1С:УНФ» позволяет начислять заработную плату исполнителям с отнесением затрат на конкретные проекты.
В «1С:УНФ+РМ» можно смотреть общий баланс, бюджет по фирме в целом: по доходам и расходам, движению денежных средств, денежному потоку с разрезом по подразделениям.
Интеграции с 1С и другими программами
«1С:УНФ+РМ» интегрируется с программными продуктами:
- 1С:Документооборот
- 1С:Бухгалтерия предприятия
- Renga
- Битрикс24
- Project - загрузка и выгрузка
- BI-аналитика - возможность смотреть в ней данные
- 1С:Смета
Отзывы пользователей «1С:УНФ+РМ»
В заключении делюсь впечатлением от работы с «1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой» основателя и руководителя компании по девелопменту территорий и сдачи в аренду недвижимости Марины Петровны Леонтьевой:
«В рамках внедрения мы не только установили программу, но, как сказали мои коллеги, эта программа умнее нас, она аккумулирует в себе опыт десятилетий.
Мы структурировали нашу деятельность, прописали все бизнес-процессы, значительно выросли сами как профессионалы вместе с этой программой.
Активно пользуемся обоими модулями УНФ и РМ.
УНФ – для ведения оперативной деятельности, восстановления счетов, фактов. Все, что умеет программа, мы стараемся использовать.
РМ – для управления полным циклом строительного проекта, начиная с концепции, заканчивая вводом в эксплуатацию.
Мы пошли дальше. Все наши объекты, которые мы сдаем в аренду, по которым ведем операционную деятельность, ежемесячно активно пользуемся. Все объекты мы ввели в модуль управления проектами, создали на каждый объект отдельный проект. Это нам позволило в рамках модуля бюджетирования совмещать в одной схеме те поступления финансовых средств, которые мы получаем от операционной деятельности с теми потребностями, которые мы имеем на пути проекта. То есть в одном разрезе мы видим планируемые поступления, затраты, можем эффективнее принимать управленческие решения и бюджетировать нашу деятельность.
Со специалистами ITLand мы активно обсуждаем каждый проект, модули, удобства для пользователя. И как продолжение нашего сотрудничества по данной платформе мы видим развитие блока управления коммуникациями в рамках пакета «1C:УНФ+РМ», а именно коммуникациями со сторонними исполнителями, подрядчиками для наиболее эффективной работы и выполнения задач. Мы активно пользуемся модулем управления проектами. Ввели все наши проекты в данный модуль. Очень удобная диаграмма Ганта. Я бы сказала, что она удобнее тех распространенных аналогов, которые представлены на рынке.
Данный программный продукт позволяет нам управлять проектом на всех его этапах, начиная с концепции и заканчивая холдингом. Нам очень нравится, мы сами развиваемся с этой программой, мы учимся у неё, мы очень довольны и рекомендуем её к приобретению.»
Смотрите видео-отзыв на сайте.
Как запустить «1С:УНФ+РМ»
В этой статье я сделал обзор функциональных возможностей программы «1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой», редакции 3.1 и рассказал про эффективное управление проектами и фирмой, взаимодействие этих контуров. Смотрите вебинар «1С:УНФ+РМ Управление проектной фирмой» – обзор функциональных возможностей новой редакции 3.1».
В этом году мы также создали программно-методический комплекс, с помощью которого можно внедрить систему в своей компании собственными силами. Мы, конечно, поможем и сопроводим на всех этапах. Но это уже другая история. Если интересно, заходите на страничку решения на нашем сайте
Желаю всем выдающихся результатов в работе с проектами!
Автор статьи: руководитель компании ITLand Сергей Лебедев