Управление закупками
Для управления закупками предусмотрены различные возможности:
- подбор поставщиков товаров;
- различные условия закупок;
- поддержка различных схем приема товаров от поставщика;
- различные варианты формирования заказов поставщикам и контроль их исполнения;
- корректировка и закрытие заказов поставщикам;
- мониторинг цен поставщиков;
- оформление поставки товаров;
- составление графиков поставок и графиков платежей;
- корректировка поступлений и возвраты поставщикам.
В данной схеме представлены все этапы оформления закупок — начиная с момента регистрации условий закупок (цен поставщика, условий оплаты и т. д.) до момента возврата поставщику некачественного товара.
Регистрация информации по поставщикам
Регистрация полученных от поставщика первичных документов (приходная накладная, прайс-листы и т. д.) в большинстве случаев требует указания номенклатуры. Возможна ситуация, когда наименование товаров в документах поставщика не совпадает с наименованием этих же товаров, зарегистрированных в информационной базе. Для разрешения данной ситуации предусмотрена возможность хранения информации о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая зарегистрирована в информационной базе.
По каждому поставщику можно зарегистрировать действующие цены (прайс-лист поставщика):
- прайс-лист поставщика регистрируется в рамках соглашения с поставщиком;
- предусмотрена возможность регистрировать цены в соответствии с различными условиями.
Цены поставщика будут зарегистрированы только по тем позициям, которые сопоставлены с номенклатурными позициями информационной базы. Загрузить цены поставщика можно из опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку. Также можно регистрировать не только цены поставщиков, у которых закупается товар, но и цены конкурентов.
Условия закупок
Для регистрации условий закупок предусмотрен элемент прикладного решения — Соглашение об условиях закупок, использование которого позволяет:
- указать поставщика;
- определить условия оплаты (порядок оплаты, этапы оплаты, использование договоров);
- указать срок поставки товаров — используется для расчета предполагаемой даты поставки;
- указать склад поставки товаров от поставщика и др.
В рамках соглашения с поставщиком может быть оформлен договор с поставщиком. При этом договор с поставщиком формируется на основании данных соглашения.
Оформление заказов поставщикам
Для отражения предварительной договоренности об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика номенклатуры, порядке и сроках оплаты предусмотрено использование заказов поставщикам. Заказ поставщику — инструмент, позволяющий организовать процесс закупок и контролировать как выполнение товарных обязательств поставщика, так и собственных финансовых обязательств.
Заказы поставщикам могут формироваться автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами в соответствии с параметрами обеспечения (сроком поставок товаров от поставщика, среднедневного потребления и т. д.).
Также заказ поставщику может быть введен на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. При оформлении заказа в рамках соглашения автоматически заполняются основные условия закупок (валюта, вид цены поставщика, параметры оплаты, использование договоров и т. д.).
Контроль оплаты товаров по заказам поставщиков производится в соответствии с датой оплаты, указанной в заказе поставщику. В заказе можно указать желаемую дату поступления товаров. На основе анализа предполагаемых дат поставки товаров можно составить график поставок товаров.
Контроль выполнения обязательств поставщиком осуществляется при помощи статусов и состояний документа. Статусы для документа присваиваются вручную. Состояние документа — информация о заказе, которая рассчитывается автоматически, исходя из имеющихся в информационной базе данных (статус, оплата, наличие на складе и т. д.).
Оформление поставок товаров от поставщика
При оформлении поставок товаров от поставщика можно отражать различные операции:
- Закупка товаров у поставщика;
- Закупка товаров через подотчетное лицо;
- Прием товаров на комиссию;
- Закупка импортных товаров;
- Ввоз товаров из стран ЕАЭС.
Операции поступления товаров от поставщика регистрируются документом Приобретение товаров и услуг.
Поставка товаров может быть оформлена в рамках заказа поставщику, нескольких заказов поставщикам, соглашения или как отдельная поставка товаров.
Зарегистрировать поступления товаров на склад можно по одной накладной сразу на несколько складов. Для этих целей в табличной части документов закупки доступна возможность выбора складов.
Оплата на поставку товаров может производиться в рамках договора, конкретного заказа поставщику, по конкретному документу поступления:
- предусмотрена возможность зачета аванса, перечисленного поставщику;
- оплату можно переносить с одного заказа поставщику на другой.
Если на складе используется ордерная схема, поступившие товары приходуются на склад только после оформления приходного ордера на товары.
В системе поддерживается отражение поставки по схемам:
- «Товары в пути» — переход права собственности регистрируется до фактического поступления товаров на склад. Оформляется документ Приобретение товаров и услуг (фиксирует переход права собственности) с последующим оформлением документа Поступление товаров на склад (фиксирует поступление товаров).
- «Неотфактурованные поставки» — переход права собственности регистрируется после фактического поступления товаров на склад. Оформляется документ Поступление товаров на склад (фиксирует поступление товаров) с последующим оформлением документа Приобретение товаров и услуг (фиксирует переход права собственности).
Поддерживается прием товаров на ответственное хранение, учитываемых на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение».
В рамках механизма по приему товаров на ответственное хранение предусмотрено отражение различных хозяйственных операций с использованием документов:
- Приемка товаров на хранение;
- Отгрузка товаров с хранения;
- Выкуп товаров с хранения;
- Списание товаров с хранения.
Корректировка и возврат товаров поставщику
После оформления документов поставки может возникнуть необходимость их корректировки. Например, товары могут быть получены фактически после поступления документов и в неполном количестве, или поставщик пришлет исправленные документы с другой ценой за единицу.
Для обеспечения корректного ведения регламентированного учета предусмотрен документ Корректировка приобретения, использование которого позволяет оформить следующие операции:
- исправление ошибок — регистрация полученного счета — фактура;
- корректировка по согласованию сторон — регистрация полученного корректировочного счета–фактуры.
В корректировке приобретения вводится информация о товарах по данным новых документов поставщика.
В зависимости от типа расхождений между новым и старым документом:
- возникшие расхождения в количестве товаров можно отнести на нехватку на складе, которую необходимо перепроверить при инвентаризации;
- принять лишний товар как увеличение закупки, за которую нужно рассчитаться с поставщиком;
- учесть изменение цен как прочий доход.
Для отражения операции возврата поступивших товаров предусмотрен документ — Возврат товаров поставщику, использование которого изменяет состояние расчетов с поставщиком и отражает переход прав собственности на товар. Возврат товаров от поставщика может быть оформлен на основе данных о поступлении товаров и услуг.
Закупка импортных товаров
В системе доступны различные варианты отражения поставки импортных товаров:
- поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления;
- поставка импортных товаров, которые требуют таможенного оформления;
- поставка товаров из стран ЕАЭС.
Ведется автоматический учет номеров грузовой таможенной декларации и стран происхождения. Поставка импортных товаров, по которым зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, оформляется как обычная поставка.
Если поставка импортного товара не требует декларирования, то она оформляется как обычная поставка с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения. Все расходы, связанные с доставкой такого груза, оформляются как дополнительные расходы, которые могут быть распределены на себестоимость товаров, направление деятельности, прочие расходы и т. д.
При варианте закупки импортных товаров, которые требуют таможенного оформления, регистрируется не только факт поставки товаров, но и факт прохождения его через таможню. При таком варианте поставки товаров поддерживается возможность отслеживать все этапы прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.
При поступлении и продаже (списании, перемещении, сборке) импортных товаров предусмотрена возможность контроля указания номеров ГТД. Таможенная декларация может быть оформлена по одному или нескольким документам поставки. Предусмотрена также возможность оформления нескольких таможенных деклараций по одному документу поставки.
Оплата таможенных расходов может производиться как перечислением аванса, так и по факту после прохождения таможни. Услуги таможне можно оплачивать как напрямую, так и через таможенного брокера.
При оформлении процесса закупки товаров из стран ЕАЭС обеспечивается отражение следующих операций:
- поставка товаров из стран ЕАЭС;
- регистрация заявления на оплату налогов в ФНС;
- оплата налогов на расчетный счет ФНС;
- подтверждение факта оплаты от ФНС;
- оплата поставщику.
Прослеживаемость импортных товаров
В связи с вводом Национальной системы прослеживаемости товаров в прикладном решении поддерживается учет прослеживаемых импортных товаров.
Особенности учета партий прослеживаемости товара: следующие
- Цепочка прослеживается, начиная с ввоза товара на территорию России и заканчивая продажей в розницу /вывозом с территории РФ / выбытием.
- Идентификация партий товаров в системе прослеживаемости проводится до уровня кода ТН ВЭД (10 знаков) без детализации до номенклатурной позиции. В Перечне товаров, подлежащих прослеживаемости, помимо кодов ТН ВЭД, предусматривается указание кодов ОКПД2 — для упрощения выявления товаров, подлежащих прослеживаемости, налогоплательщиками, использующими коды ОКПД2 в товарной номенклатуре.
- Учет движения товаров, подлежащих прослеживаемости, ведется по партиям товаров, идентифицируемым с помощью регистрационного номера партии товаров (РНПТ):
- Для товаров, включаемых в прослеживаемость на основании декларации на товары, РНПТ состоит из регистрационного номера декларации на товары и порядкового номера декларируемого товара из 32 графы декларации.
- Для товаров, включаемых в прослеживаемость на основании уведомления об остатках или уведомления о ввозе из ЕАЭС, РНПТ присваивается системой прослеживаемости при получении соответствующего уведомления от налогоплательщика.
- РНПТ передается от продавца покупателю в составе счетов-фактур для плательщиков НДС или в составе отгрузочных документов для неплательщиков НДС.
- Единица измерения прослеживаемости может отличаться от единицы измерения в первичных документах.
- Информация о партиях прослеживаемого товара внутри страны передается посредством счетов-фактур, которые снабжены дополнительными реквизитами для целей прослеживаемости.
- Счет-фактура может одновременно содержать прослеживаемые и непрослеживаемые товары.
- Для операций с прослеживаемым товаром, по которым не оформляются счета-фактуры, декларация на товары, уведомление о ввозе, уведомление о перемещении, налогоплательщик должен оформлять отчет об операциях (в том числе налогоплательщики на специальных налоговых режимах).
Все действия по учету прослеживаемых товаров можно выполнять в рамках единого рабочего места Учет прослеживаемых товаров.
Прием товаров на комиссию
Для отражения процесса приема товаров на комиссию прикладным решением предоставляются следующие возможности:
- поддержание актуальной информации о комитентах;
- хранение, анализ и сопоставление условий работы с комитентами;
- регистрация заключенных с комитентами договоров;
- планирование поступления комиссионных товаров с использованием заказов комитенту;
- оформление поступления и возврата товаров и их обособленный учет;
- оформление продажи и списания комиссионных товаров;
- расчет и формирование задолженности по комиссионному вознаграждению;
- регистрация полученных от комитентов счетов- фактур.
Операция приема товаров на комиссию оформляется в рамках соглашения с видом операции Прием на комиссию, использование которого позволяет задать размер комиссионного вознаграждения.
Порядок ведения расчетов с комитентом отличается от обычной закупки. Доступны следующие варианты: по договору и по отчетам по комиссии.
Для регистрации хозяйственных операций при приеме товаров на комиссию используется тот же комплект документов, что и для регистрации хозяйственных операций купли-продажи. Прикладное решение позволяет оформлять отчет комитенту (принципалу) о продажах, как при продаже, так и при списании комиссионных товаров.
Отчет комитенту формируется на основе данных о проданных или списанных товарах.
Списание комиссионных товаров фиксируется автоматически в момент оформления операций, которые не относятся к продажам: списание товаров, передача товаров на внутренние нужды, использование комиссионного товара при сборке товаров.
Приобретение товаров (услуг) по агентской схеме
В системе поддерживается приобретению товаров и услуг по агентской схеме
При закупке по агентской схеме использование обособления товаров (услуг) является обязательным. Поддерживается два варианта обособления «по договору с клиентом» или «по заказу клиента»
Для отражения операций по закупке по агентской схеме предназначены:
- договор с контрагентом с целью Поставка под принципала;
- соглашение об условиях продаж с типом операции Поставка под принципала.
Закупка по агентской схеме в прикладном решении оформляется с использованием следующих документов:
- Заказ комитента (принципала);
- Заказ поставщику;
- Приобретение товаров и услуг;
- Отгрузка товаров с хранения;
- Отчет комитенту (принципалу) о закупках;
- Возврат товаров поставщику;
- Корректировка приобретения;
- Поступление безналичных ДС, Списание безналичных ДС, Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер.
При отражении операций по закупке товаров (услуг) по агентской схеме в документе приобретения товаров и услуг в строках приобретения для товаров (услуг) под принципала обязательно указывается назначение («Договор с принципалом» или «Заказ клиента + Договор с принципалом» в зависимости от используемого варианта обособления), под которое оформляется закупка у поставщика.
Для уведомления комитента (принципалу) о факте закупки под него товаров и работ оформляется документ Отчет комитенту (принципалу) о закупках. В отчете можно задать способ расчета и процент комиссионного вознаграждения. Сумма агентского вознаграждения распределяется на каждую строку табличной части документа.
Отчет комитенту (принципалу) о закупках образует задолженность комитента (принципала) по оплате за поставленные товары (оказанные услуги) перед комиссионером (агентом) и оплате комиссионного вознаграждения образуется документом. Факт оплаты отражается в системе по стандартной схеме. Реализована возможность перевыставления счетов-фактур, полученных от поставщиков, комитенту (принципалу). Передача товаров (услуг) комитенту (принципалу) оформляется документом Отгрузка товаров с хранения.
Списание и выкуп товаров, приобретенных под принципала, оформляются по аналогии со схемой ответственного хранения документами Списание товаров с хранения и Выкуп товаров с хранения.
Управление складом и запасами
Для процесса управления складом предусмотрены следующие возможности:
- использование складов различной топологии, в том числе с выделением помещений и рабочих участков;
- разделение областей хранения в соответствии со складскими группами (молоко, рыба, мороженое, мебель и т. д.);
- возможность документального оформления отдельных складских операций ордерами независимо от оформления соответствующих финансовых документов;
- справочное ведение учета товаров на уровне складских ячеек;
- адресное хранение товаров на уровне складских ячеек с поддержкой различных стратегий оптимизации размещения и отбора;
- автоматизация внутреннего перемещения товаров;
- автоматизация внутреннего потребления;
- отражение операций сборки и разборки товаров;
- проведение и отражение результатов инвентаризации товаров на складах;
- поддержка терминалов сбора данных с использование мобильного рабочего места кассира;
- серийный учета товаров;
- управление запасами и поддержание складского остатка;
- возможность обособленного учета запасов на складах.
Справочное размещение товаров в ячейках
Складские ячейки используются в качестве справочной информации для упрощения процесса размещения и отбора товаров, но учет остатков товаров ведется в целом по складу или помещению. Данный способ удобно использовать, когда в каждой ячейке располагается один товар. Это позволяет быстро находить товары, по которым требуется отгрузка.
Адресное хранение товаров в ячейках
Адресное хранение остатков на складе позволяет оптимизировать размещение товаров в складские ячейки и отбор товаров из складских ячеек. Оно включает:
- автоматизированное описание структуры ячеек по заданным параметрам (рабочий участок, область хранения, типоразмер и др.),
- автоматизированный процесс размещения товаров в складские ячейки, отбора товаров из ячеек и перемещения товаров из одной ячейки в другую,
- контроль по весу и объему при размещении товаров в складские ячейки,
- применение различных стратегий отбора и размещения товаров в ячейки,
- контроль наполненности ячейки по весу и объему,
- размещение товаров в ячейки под конкретное назначение (хранение обособленных товаров),
- размещение товаров, как в упаковках, так и в мерных единицах хранения (весовые, линейные, объемные и площадные).
Размещение и отбор товаров осуществляются в соответствии с заданной стратегией размещения и отбора для области хранения.
Для оптимизации доступа к ячейкам при отборе товаров предусмотрена возможность создания рабочих участков и определение порядка обхода складских ячеек.
Операции перемещения товаров
Перемещение товаров на предприятии осуществляется между складами и помещениями, а также между филиалами организации.
Операции внутреннего потребления товаров
При оформлении внутреннего потребления товаров предусмотрена возможность отражать следующие виды операций:
- списание на расходы — товары/материалы списываются на определенные цели в соответствии с указанной статьей расходов;
- передача в эксплуатацию — товары/материалы передаются в пользование подразделению на определенный срок (с указанием ответственного физического лица, принимающего номенклатурную позицию в свой подотчет; статьи расходов с аналитикой расходов; категории эксплуатации).
Операции сборки (разборки) товаров
При оформлении сборки (разборки) можно отразить следующие виды операций:
- сборка товаров из комплектующих;
- разборка товаров на комплектующие.
Операции прочего оприходования товаров
В рамках прочего оприходования товаров могут быть оформлены операции:
- Возврат из эксплуатации – операция оформляется при возврате на склад позиций, которые ранее были переданы в эксплуатацию;
- Сторно списания на расходы — возврат на склад материалов, которые ранее были списаны в подразделение по статье расходов;
- Прочее поступление товаров — операция используется при оприходовании товарно-материальных ценностей, полученных, например, при демонтаже или разборке ликвидируемого объекта основного средства.
Проведение инвентаризации товаров на складе
Целью проведения инвентаризации товаров являются контроль остатков товарно-материальных ценностей и сверка фактического количества товаров с учетным количеством.
Для отражения процесса инвентаризации товаров на складе предусмотрены следующие возможности:
- зафиксировать результаты пересчета товаров;
- зарегистрировать фактическое изменение остатков товаров на складе;
- оформить списание недостач товаров, пересортицу товаров, оприходование излишков товаров, порчу товаров в учете организаций;
- распределить излишки, недостачи и порчи товаров по организациям.
Инвентаризация товаров на складе может осуществляться как с пересчетом, так и без пересчета товаров (в процессе оперативной работы на складе).
При оформлении процесса пересчета товаров можно отразить фактическое и учетное количество товаров, отклонения фактического количества от учетного.
Если на складе выявлены излишки, недостачи и обнаружены «лишние» товары без проведения пересчета товаров (в процессе оперативной работы), то в таких случаях для регистрации расхождений применяются ордера на отражение излишков, недостач и порчи товаров, изменяющие фактические остатки товаров на складе.
Управление запасами
Ключевыми целями процесса управления запасами являются:
- наличие запасов на складе в необходимом количестве;
- достижение желаемого уровня обслуживания клиентов;
- обеспечение производственной деятельности;
- снижение потребности в оборотных средствах;
- исключение дефицита материальных ресурсов;
- улучшение показателей оборачиваемости товаров;
- снижение затрат предприятия на закупку и хранение товаров;
- устранение избыточных запасов.
Упрощенный вариант поддержания запасов основан на двух параметрах: минимальном и максимальном остатке товаров. Оно позволяет решать следующие задачи:
- контроль текущего остатка товаров на складе;
- определение максимального и минимального запасов;
- расчет среднедневного потребления товаров;
- определение поставщика и условия работы с ним;
- формирование заказов поставщикам на то количество товаров, которое необходимо для поддержания запаса.
Для поддержания запасов при расширенном варианте доступны различные методы обеспечения:
- Min-max — позволяет поддерживать уровень запаса в соответствии с желаемым минимальным или максимальным запасами. Информация о минимальном и максимальном запасах указывается вручную. Минимальный остаток указывается на срок покупки, а максимальный — на обеспечиваемый период.
- Расчет по норме — позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Информация о среднедневном потреблении товаров учитывается при расчете минимального и максимального запасов.
- Расчет по статистике — позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии со статистикой продаж. Данные по статистике продаж учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.
Для поддержания запасов на складе при расширенном варианте обеспечивать потребности можно различными способами:
- покупка у поставщика;
- перемещение с одного склада на другой;
- сборка;
- собственное производство;
- производство силами переработчика.
Обеспечение текущих заказов на отгрузку
Для обеспечения текущих заказов на отгрузку предусмотрены следующие возможности:
- определение способа обеспечения потребностей;
- корректировка графиков поставки;
- контроль количества товаров, требуемого для обеспечения потребностей;
- определение источника обеспечения потребностей;
- контроль количества товаров, которое уже обеспечено по заказу на отгрузку;
- выбор режима обеспечения заказов на отгрузку;
- формирование различных заказов.
Текущие заказы можно обеспечивать в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:
- метод обеспечения «заказ под заказ» — позволяет обеспечить только количество, которое необходимо для закрытия потребности по текущим заказам на отгрузку (определяется по умолчанию);
- способ обеспечения потребностей — позволяет обеспечить потребности по заказам различными способами (покупка у поставщика, перемещение с одного склада на другой, производство силами переработчика, сборка).
Обеспечение заказов на отгрузку может осуществляться в следующих режимах:
- за счет запасов — при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения заказов на отгрузку, учитываются текущие остатки товаров на складе и все ожидаемые поступления товаров (например, ожидаемые поступления товаров для поддержания запаса);
Например, по заказу на отгрузку требуется обеспечить товар в количестве 400 шт. На складе данный товар присутствует в свободном остатке в количестве 100 шт. Минимальный желаемый остаток этого товара составляет 100 шт., максимальный желаемый остаток — 300 шт.
Опираясь на эти данные, система рекомендует к заказу товар в количестве 300 шт. — для поддержания запаса, поскольку текущий остаток товаров на складе равен минимальному желаемому остатку.
Получается, что 100 шт. товара уже обеспечено — текущий остаток товара на складе и ожидается поступление товара в количестве 300 шт. За счет этого количества запасов будет обеспечен товар по заказу на отгрузку в количестве 400 шт.
- независимо от поддержания запасов — при расчете количества товаров, которое необходимо для обеспечения запасов, не учитываются текущие остатки товаров на складе и ожидаемые поступления товаров.
Например, по заказу на отгрузку требуется товар в количестве 400 шт. При режиме обеспечения заказов независимо от поддержания запасов системой к заказу будет рекомендовано строго то количество товара, которое требуется по заказу на отгрузку, т. е. 400 шт.
