В рамках управления ресурсами проектов осуществляется управление трудовыми и материальными ресурсами, необходимыми для выполнения проектов и проектных задач. На данном этапе ведется управление структурой трудовых и материальных ресурсов, осуществляется планирование и анализ загрузки трудовых ресурсов.
Планирование персонала и трудозатрат проекта
- Назначение трудовых ресурсов на проект
- Назначение ролей и планирование трудозатрат проектных работ
- Назначение конкретных трудовых ресурсов и планирование трудозатрат проектных работ
Отличительной особенностью системы является ролевая структура трудовых ресурсов, которая направлена на облегчение процесса планирования, управления и анализа не только трудовых ресурсов, но и проектного управления в целом.
Трудовой ресурс в рамках системы представляет собой уникальную совокупность людских ресурсов и аппаратных средств, привлекаемую в качестве исполнителя тех проектных работ, которые в рамках системы являются элементарными (не декомпозируются).
Роль трудового ресурса — это абстрактный трудовой ресурс, который объединяет в себе квалификацию, должностные обязанности и место в функциональной иерархии предприятия. Роли трудовых ресурсах используются при разработке плана проекта, анализе выполнимости проекта, и оперативном планировании загрузки трудовых ресурсов.
Назначение трудовых ресурсов на проект - ввод в систему информации о том, какие именно трудовые ресурсы предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках того или иного проекта.
Назначение ролей и планирование трудозатрат проектной задачи - ввод в систему информации о том, какие именно роли трудовых ресурсов предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи. При этом указывается объем трудозатрат и их стоимость. Стоимость привлечения трудовых ресурсов можно вводить как вручную, так и при помощи ранее заданной нормированной стоимости использования ресурсов.
Назначение конкретных трудовых ресурсов и планирование трудозатрат проектной задачи - ввод в систему информации о том, какие именно конкретные трудовые ресурсы предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи.
Управление ресурсами проектной команды
- Структура трудовых ресурсов;
- Планирование мощности трудовых ресурсов;
- Материальные ресурсы;
- Нормирование стоимости ресурсов.
Система поддерживает три варианта управленческой структуры:
В системе используются ролевая структура трудовых ресурсов и трехуровневое планирование проектных работ: на этапах предварительного и окончательного планирования работы планируются по ролям (специальностям), затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.
Система позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ, для одного трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учётных ставок.
На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:
- Моделирование ресурсных ограничений путём ввода в систему плановой мощности для каждой из ролей (специальностей). Сопоставление плановой и фактической мощности ролей трудовых ресурсов, выявление "узких мест".
- Планирование ресурсов по предварительному и окончательному уровням.
- Анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление "перегруженных" и "недогруженных" трудовых ресурсов.
Анализ эффективности трудовых ресурсов по коммерческим проектам: распределение плановых и фактических объемов, доходов и расходов по трудовым ресурсам.
Управление загрузкой и рабочим временем по проектам
- Анализ загрузки трудовых ресурсов и выполнимости проектов;
- Учет рабочего времени по проектам.
Для анализа загрузки и выполнимости группы проектов в системе предусмотрен отчет "Анализ загрузки ресурсов", который позволяет вовремя отследить конфликт по используемым ресурсам между утверждёнными, выполняемыми и планируемыми проектами (ресурсный конфликт).
Для учета рабочего времени по проектам в системе предусмотрен документ "Табель учета рабочего времени", который предназначен для ввода в систему данных о распределении рабочего времени, затраченного трудовым ресурсом, в течении рабочего дня соответственно, по проектным и непроектным задачам; а также предназначены для ввода в систему данных о потерянном (затраченном непродуктивно) рабочем времени.
Управление коммуникациями проекта
- Проектные задания и комментарии;
- Оповещение пользователей об изменениях проектной информации.
Система позволяет создавать и хранить проектные задания. Задания предназначены для ввода и учета внутренних работ проектного офиса. Задания могут быть привязаны к проекту или проектной задаче, или быть самостоятельной единицей.
В системе предусмотрен механизм комментирования заданий и механизм управлением статусами заданий.
Управление проектными знаниями, нормирование проектных работ
- Типизация проектов
- Редактирование шаблонов и внесение норм в проектные работы
Система позволяет создавать и хранить шаблоны проектов. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта. По сути, шаблон проекта – календарный план с набором типовых работ и контрольных событий.
В системе реализована возможность обмена данными между контурами управления проектами и управления проектными знаниями. Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещён, а может быть дополнен данными шаблона – план проекта может быть собран из нескольких шаблонов. При выполнении любых операций обмена данными между контурами управления проектными знаниями и управления проектами в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.